Введение для работы с системой HMS

‎

Введение

Система «HMS Servio» (далее по тексту — Система) — система управления гостиничным предприятием или иным предприятием, предоставляющим услуги временного проживания (например, пансионат). Предназначена для:

• автоматизации процесса размещения гостей;
• управления номерным фондом;
• управления персоналом;
• автоматизации документооборота.

‎

Выбор отеля для работы

В зависимости от конфигурации версия Системы может быть локальной или сетевой. Локальная версия позволяет работать с одним отелем. При сетевой версии возможен выбор отеля для работы. Список отелей, доступных пользователю для выбора, зависит от прав, которыми наделён пользователь, и состояния активности, установленного для каждого отеля. Выбор отеля для работы выполняется в окне авторизации пользователя до его регистрации или в верхней строке состояния после регистрации пользователя. Для отображения информации обо всех отелях выберите значение «Все». Если для работы выбраны все отели, то при выполнении определённых операций, например, бронировании или поселении, отобразится сообщение с предложением выбрать конкретный отель, в котором следует забронировать или поселить гостя. Настройка доступа к отелям выполняется в регистрационной записи установкой флагов напротив названий нужных отелей.

‎

Функциональные возможности

Средствами Системы обеспечиваются следующие функциональные возможности:

• бронирование гостиничных номеров;

размещение и выселение гостей;

• формирование списков тарифов и услуг, курсов валют и пр. справочников;
• добавление информации о проведении мероприятий на территории гостиничного предприятия;
• тарификация услуг, создание и настройка прейскурантов (с включением в них автоматических начислений услуг) и специальных тарифов;
• распределение денежных средств между счетами гостей и гостиничного предприятия;
• назначение и оптимизация заданий горничным по уборке номеров, в том числе с учётом затрат времени на перемещение горничных между этажами и корпусами отелей;
• регистрация потерянных и возвращённых гостям вещей;
• обмен сообщениями между зарегистрированными пользователями Системы;
• постановка задач разной направленности персоналу с отслеживанием хода их выполнения и рассылкой уведомлений участникам задач;
• стыковка с программой лояльности LP Servio;
• стыковка с ресторанными системами;
• стыковка с внешними системами бронирования;
• обмен данными (выгрузка и загрузка) с программами «1С: Бухгалтерия» и «1C: Торговля и Склад»;
• администрирование.

‎

Обновление системы

Пользователи Системы заранее уведомляются об обновлении версии и необходимости сохранить введённые данные. Текст уведомления произвольный, например: «Внимание! В 14:15 будет обновление сайта Servio (сохраните данные)».

‎

Взаимодействие с другими программными продуктами

Система открыта для интеграции с внешними программными продуктами. Интеграция осуществляется за счёт полной гибкости настроек. При взаимодействии с другими программными продуктами Система выступает основным источником, из которого данные передаются внешним системам.

Система взаимодействует с системами управления ресторанами, системами управления замками и контроля доступа, программами «1С: Бухгалтерия», «1С: Торговля и Склад» (далее — программа бухгалтерского учета), системами онлайн-бронирования, а также биллинговыми системами, обеспечивающими учёт стоимости телефонных звонков, интернета и других услуг.

‎

Группы пользователей и доступные им задачи

Интерфейс и общие принципы работы с программой HMS Servio описаны в документе «HMS Servio. Инструкция по работе с экранными формами». Внимание! В документе приведён список задач, доступных для выполнения каждой группы пользователей по умолчанию. Изменить этот список может только администратор СистемыЖирный текст

По уровню доступа к функциям программы пользователи Системы делятся на следующие группы.

«Портье» доступно:

работа с картами гостей, групп, компаний и мероприятий;

просмотр списка проживающих на текущую дату;

бронирование номеров для гостей и групп гостей;

заселение гостей и групп гостей;

переселение гостей и групп гостей;

выселение гостей и групп гостей;

просмотр сетки гостиничных номеров;

работа с счетами: разделение счетов гостей и перенос начислений с целевых счетов на другие счета;

просмотр шахматки;

просмотр курса валют;

просмотр поэтажного плана гостиничного предприятия;

поиск гостей;

просмотр и регистрация данных о потерянных вещах;

просмотр несохранённых карт гостей и групп гостей;

просмотр журнала начислений;

просмотр статусов и уборки в номерах, а также назначение задач уборщикам;

выполнение ночного аудита;

обмен сообщениями с другими пользователями системы;

работа с мероприятиями (просмотр списка, добавление, редактирование, поиск);

постановка задач пользователям.

«Менеджер по продажам» доступно:

редактирование информации о гостиничных номерах;

работа с компаниями (просмотр списка, добавление, редактирование, поиск);

работа с платёжными реквизитами компании (просмотр списка, добавление, редактирование, удаление);

просмотр сводной информации о гостиничных номерах;

формирование и настройка прейскурантов и специальных тарифов;

формирование справочников услуг и мероприятий — списки услуг, валют, мероприятий, надбавок (в т.ч. туристический сбор), групп услуг;

формирование и настройка списка дополнительных условий, которые могут быть включены в стоимость номера по прейскуранту — количество мест, количество услуг, временные интервалы, сезоны, дни недели, количество лиц, комплексные условия, период предоставления услуг;

формирование отчётов;

а также функциональные задачи группы пользователей «Портье».

«Бухгалтер» доступно:

просмотр списков дебиторов и кредиторов;

подготовка данных для выгрузки в программу бухгалтерского учёта и просмотр архива выгрузки;

изменение курса валют;

настройка налогового учёта;

формирование отчётов;

а также функциональные задачи группы пользователей «Портье».

"Администратор" доступно выполнение всех задач, перечисленных выше.

‎

Правила установления приоритетов

При выполнении в Системе ряда операций происходит обращение к справочным данным с целью выбора конкретной записи (конкретного правила) для применения в расчетах. В некоторых справочниках (например, «Прейскуранты», «Сценарии пользователя») используется понятие приоритета, с помощью которого пользователь устанавливает последовательность проверки записей на возможность их использования в расчете. Сначала берется запись с наименьшим значением приоритета; если она не подходит под условия расчета, берется следующая запись. И так далее, пока условие применения записи (правила) не будет соответствовать условиям расчета.

Чем ниже значение приоритета, тем выше сам приоритет. Наивысший приоритет имеют правила со значением "0". Если у записей одинаковые значения приоритета, в расчете проверяется запись, найденная первой в БД.

При установке приоритетов необходимо руководствоваться принципом «от частного к общему». Чем меньше детализация правила, тем выше вероятность его применения и выбора для конкретного случая. Поэтому правило с большей детализацией должно иметь более высокий приоритет.

Пример. Допустим, в расчете должны быть использованы два условия: «A» и «B».
В справочнике введены записи:

Если записям будут присвоены приоритеты 0, 1, 2, Система сначала проверит выполнение условия «A», и так как условие выполняется, оно будет применено.

Если записям присвоены одинаковые приоритеты, например 1, 1, 1, результат будет зависеть от физического расположения записей в БД, то есть будет непредсказуемым.

Правильным будет распределение приоритетов в порядке 2, 1, 0. В этом случае сначала будет проверено условие с приоритетом «0», которое даст отрицательный результат: {A, B, C} ≠ {A, B}. Проверка условия с следующим приоритетом («1») даст нужный результат: {A, B} = {A, B}, и будет применён соответствующий алгоритм расчета.

‎

Используемые термины, определения и сокращения

В Системе используется ряд терминов, определений и сокращений (глоссарий Системы), список которых приведён ниже. Кроме того, глоссарий можно открыть в веб-браузере на отдельной странице, щелкнув по логотипу Системы.

‎

Глоссарий Системы

На сторінці наведені основні поняття, визначення та скорочення, що використовуються в Системі HMS «Servio».

Визначення

Система - система керування готельним підприємством HMS «Servio»
Готель, готельне підприємство - підприємство, яке надає послуги тимчасового проживання
LP Servio Loyalty Program Servio. - Система лояльності, в рамках якої діють бонусні та дисконтні програми
Карти лояльності - карти, випущені програмою LP Servio. Залежно від типу записаної на карту програми, її використання в Системі по-різному:

• карта з бонусною складової. Бонуси нараховуються на карту лояльності за оплату проживання в готелях. Нараховані бонуси можуть бути використані в подальшому, як для оплати послуг проживання, так і при розрахунку за додаткові послуги;
• карта з дисконтною складової. По карті встановлюється спеціальний прейскурант на проживання та додаткові послуги, а також знижка за рахунком у компаній-партнерів (наприклад, в ресторанах)
  

Інсталяція - комп'ютер, на якому встановлено програмне забезпечення HMS «Servio». На одній установці можуть оброблятися дані декількох готелів, але один готель не може бути закріплений за кількома установками
Гість - проживає в номері, на якого заведена карта гостя і відкрито особовий рахунок. У разі заселення в номер кількох людей, але відкриття особового рахунку тільки на одного з них, гостем будуть вважатися всі проживаючі
Анкета гостя - персональні дані гостя, що включають анкетні дані, документи, що посвідчують особу, вподобання гостя. Анкета заповнюється на кожну особу, яка проживає в номері. Анкети зберігаються в БД і додаються до гостей при наступних проживаннях в готелях
Компанія-оператор - компанія, від якої здійснено бронювання і з якої, як правило, оформлені договірні відносини. Компанія-оператор може працювати за спеціальним прейскурантів, платником за рахунками гостя і отримувати комісійну винагороду. Компанія-оператор може також бути і компанією-джерелом
Компанія-джерело - компанія, від якої приїхав гість
Компанія-постачальник послуг - компанія, що надає послуги гостям під час перебування в готелі. Послуги (проживання, харчування, прибирання та ін.) можуть поставлятися як однієї, так і різними компаніями
Пакет послуг - послуга, що складається з декількох різних послуг, об'єднаних за певними принципами. Наприклад, пакетна послуга «Проживання», що включає в себе «Проживання» та «Сніданок»
Валюта базова - валюта, в якій виконуються всі розрахунки в готелі за замовчуванням. Базова валюта для кожного готелю встановлюється у файлі конфігурації, додаючи готелю в Систему
Валюта прейскуранта - валюта, в якій встановлена ціна на послугу в прейскуранті. Валюта прейскуранта може не збігатися з базовою валютою готелю

‎

Терміни часу

Час заїзду, гарантований час заїзду - час доби, після якого заселення гостя гарантується. Параметр встановлюється в налаштуванні отелення. За замовчуванням в Системі часом заїзду є 14:00
Розрахункова година - час, в яке гість повинен звільнити займану номер. За замовчуванням в Системі розрахункової години є 12:00
Ранній заїзд - заселення гостя в номер до розрахункової години Період часу доби, який вважає раннім заїздом і пізнім виїздом, встановлюється в налаштуванні і може відрізнятися для кожного готелю. Як правило, ранній заїзд і пізній виїзд оплачуються додатково
Піздній виїзд - виселення гостя з номера після розрахункової години
Час споживання послуги - дата і час отримання послуги гостем в форматі день-місяць-рік-годинник-хвилини-секунди. За замовчуванням вважається 23:59:59 в день надання послуги

‎

Скорочення

VIP - very important person. Статус, який встановлюється гостю, важливого гостя для готелю
БД - база даних
Др/Дт/ДО - Дорослих/Дітей/Дітей з оплатою. Скорочення використовується в заголовках стовпців таблиць, що відображають кількість дорослих, дітей і дітей, які досягли віку, починаючи з якого проживання в готельному підприємстві оплачується
О/рахунок - особовий рахунок контрагента (гостя, групи, компанії, заходу)
ІПН - ідентифікаційний номер платника податків
МФО/БІК - (Межфіліальних обмін/Банківський ідентифікаційний код). Код банку
ПДВ - податок на додану вартість
Турзбір - туристичний збір. Збір на послуги тимчасового проживання (ночівлі). Турзбору поширюється не на всі категорії проживають, наприклад, відрядження не є платниками турзбору
ПІБ - прізвище, ім'я та по батькові
Ч/С - чорний список. Статус, який встановлюється «неприємного» гостю, що порушує умови проживання і ігнорує правила готелю

‎

Статуси гостей

НКБ - нова карта, бронювання. Встановлюється в процесі нового бронювання номера і діє до завершення процедури
БР - бронювання. Встановлюється по завершенні первинного бронювання і діє до присвоєння наступного статусу (ПСЛ, НЗД, АН)
НКР - нова карта, поселення. Встановлюється при ініціалізації процедури нового прямого поселення на поточну дату (минаючи бронювання) і діє до завершення процедури
РОЗ - поселення. Встановлюється по завершенні процедури прямого поселення і діє до присвоєння наступного статусу (ПР, АН)
ПР - проживає. Встановлюється гостю, що мешкають в готель, і діє до виселення гостя (статус ВСЛ)
НЗД - незаїзд. Встановлюється в разі, якщо гість незаселена в готель в термін, зазначений в карті бронювання. Діє до присвоєння наступного статусу (ПР, АН)
АН - анульований. Встановлюється після анулювання карти гостя
ВДБ - виселився. Встановлюється після виселення гостя з готелю

‎