Вступ до роботи з системою HMS/ru

‎

Введение

Система «HMS Servio» (далее по тексту — Система) — система управления гостиничным предприятием или иным предприятием, предоставляющим услуги временного проживания (например, пансионат). Предназначена для:

• автоматизации процесса размещения гостей;
• управления номерным фондом;
• управления персоналом;
• автоматизации документооборота.

‎

Выбор отеля для работы

В зависимости от конфигурации версия Системы может быть локальной или сетевой. Локальная версия позволяет работать с одним отелем. При сетевой версии возможен выбор отеля для работы. Список отелей, доступных пользователю для выбора, зависит от прав, которыми наделён пользователь, и состояния активности, установленного для каждого отеля. Выбор отеля для работы выполняется в окне авторизации пользователя до его регистрации или в верхней строке состояния после регистрации пользователя. Для отображения информации обо всех отелях выберите значение «Все». Если для работы выбраны все отели, то при выполнении определённых операций, например, бронировании или поселении, отобразится сообщение с предложением выбрать конкретный отель, в котором следует забронировать или поселить гостя. Настройка доступа к отелям выполняется в регистрационной записи установкой флагов напротив названий нужных отелей.

‎

Функциональные возможности

Средствами Системы обеспечиваются следующие функциональные возможности:

• бронирование гостиничных номеров;

размещение и выселение гостей;

• формирование списков тарифов и услуг, курсов валют и пр. справочников;
• добавление информации о проведении мероприятий на территории гостиничного предприятия;
• тарификация услуг, создание и настройка прейскурантов (с включением в них автоматических начислений услуг) и специальных тарифов;
• распределение денежных средств между счетами гостей и гостиничного предприятия;
• назначение и оптимизация заданий горничным по уборке номеров, в том числе с учётом затрат времени на перемещение горничных между этажами и корпусами отелей;
• регистрация потерянных и возвращённых гостям вещей;
• обмен сообщениями между зарегистрированными пользователями Системы;
• постановка задач разной направленности персоналу с отслеживанием хода их выполнения и рассылкой уведомлений участникам задач;
• стыковка с программой лояльности LP Servio;
• стыковка с ресторанными системами;
• стыковка с внешними системами бронирования;
• обмен данными (выгрузка и загрузка) с программами «1С: Бухгалтерия» и «1C: Торговля и Склад»;
• администрирование.

‎

Обновление системы

Пользователи Системы заранее уведомляются об обновлении версии и необходимости сохранить введённые данные. Текст уведомления произвольный, например: «Внимание! В 14:15 будет обновление сайта Servio (сохраните данные)».

‎

Взаимодействие с другими программными продуктами

Система открыта для интеграции с внешними программными продуктами. Интеграция осуществляется за счёт полной гибкости настроек. При взаимодействии с другими программными продуктами Система выступает основным источником, из которого данные передаются внешним системам.

Система взаимодействует с системами управления ресторанами, системами управления замками и контроля доступа, программами «1С: Бухгалтерия», «1С: Торговля и Склад» (далее — программа бухгалтерского учета), системами онлайн-бронирования, а также биллинговыми системами, обеспечивающими учёт стоимости телефонных звонков, интернета и других услуг.

‎

Группы пользователей и доступные им задачи

Интерфейс и общие принципы работы с программой HMS Servio описаны в документе «HMS Servio. Инструкция по работе с экранными формами». Внимание! В документе приведён список задач, доступных для выполнения каждой группы пользователей по умолчанию. Изменить этот список может только администратор СистемыЖирный текст

По уровню доступа к функциям программы пользователи Системы делятся на следующие группы.

«Портье» доступно:

работа с картами гостей, групп, компаний и мероприятий;

просмотр списка проживающих на текущую дату;

бронирование номеров для гостей и групп гостей;

заселение гостей и групп гостей;

переселение гостей и групп гостей;

выселение гостей и групп гостей;

просмотр сетки гостиничных номеров;

работа с счетами: разделение счетов гостей и перенос начислений с целевых счетов на другие счета;

просмотр шахматки;

просмотр курса валют;

просмотр поэтажного плана гостиничного предприятия;

поиск гостей;

просмотр и регистрация данных о потерянных вещах;

просмотр несохранённых карт гостей и групп гостей;

просмотр журнала начислений;

просмотр статусов и уборки в номерах, а также назначение задач уборщикам;

выполнение ночного аудита;

обмен сообщениями с другими пользователями системы;

работа с мероприятиями (просмотр списка, добавление, редактирование, поиск);

постановка задач пользователям.

«Менеджер по продажам» доступно:

редактирование информации о гостиничных номерах;

работа с компаниями (просмотр списка, добавление, редактирование, поиск);

работа с платёжными реквизитами компании (просмотр списка, добавление, редактирование, удаление);

просмотр сводной информации о гостиничных номерах;

формирование и настройка прейскурантов и специальных тарифов;

формирование справочников услуг и мероприятий — списки услуг, валют, мероприятий, надбавок (в т.ч. туристический сбор), групп услуг;

формирование и настройка списка дополнительных условий, которые могут быть включены в стоимость номера по прейскуранту — количество мест, количество услуг, временные интервалы, сезоны, дни недели, количество лиц, комплексные условия, период предоставления услуг;

формирование отчётов;

а также функциональные задачи группы пользователей «Портье».

«Бухгалтер» доступно:

просмотр списков дебиторов и кредиторов;

подготовка данных для выгрузки в программу бухгалтерского учёта и просмотр архива выгрузки;

изменение курса валют;

настройка налогового учёта;

формирование отчётов;

а также функциональные задачи группы пользователей «Портье».

"Администратор" доступно выполнение всех задач, перечисленных выше.

‎

Правила установления приоритетов

При выполнении в Системе ряда операций происходит обращение к справочным данным с целью выбора конкретной записи (конкретного правила) для применения в расчетах. В некоторых справочниках (например, «Прейскуранты», «Сценарии пользователя») используется понятие приоритета, с помощью которого пользователь устанавливает последовательность проверки записей на возможность их использования в расчете. Сначала берется запись с наименьшим значением приоритета; если она не подходит под условия расчета, берется следующая запись. И так далее, пока условие применения записи (правила) не будет соответствовать условиям расчета.

Чем ниже значение приоритета, тем выше сам приоритет. Наивысший приоритет имеют правила со значением "0". Если у записей одинаковые значения приоритета, в расчете проверяется запись, найденная первой в БД.

При установке приоритетов необходимо руководствоваться принципом «от частного к общему». Чем меньше детализация правила, тем выше вероятность его применения и выбора для конкретного случая. Поэтому правило с большей детализацией должно иметь более высокий приоритет.

Пример. Допустим, в расчете должны быть использованы два условия: «A» и «B».
В справочнике введены записи:

Если записям будут присвоены приоритеты 0, 1, 2, Система сначала проверит выполнение условия «A», и так как условие выполняется, оно будет применено.

Если записям присвоены одинаковые приоритеты, например 1, 1, 1, результат будет зависеть от физического расположения записей в БД, то есть будет непредсказуемым.

Правильным будет распределение приоритетов в порядке 2, 1, 0. В этом случае сначала будет проверено условие с приоритетом «0», которое даст отрицательный результат: {A, B, C} ≠ {A, B}. Проверка условия с следующим приоритетом («1») даст нужный результат: {A, B} = {A, B}, и будет применён соответствующий алгоритм расчета.

‎

Используемые термины, определения и сокращения

В Системе используется ряд терминов, определений и сокращений (глоссарий Системы), список которых приведён ниже. Кроме того, глоссарий можно открыть в веб-браузере на отдельной странице, щелкнув по логотипу Системы.

‎

Глоссарий Системы

На странице приведены основные понятия, определения и сокращения, используемые в Системе HMS «Servio».

Определения

Система – система управления гостиничным предприятием HMS «Servio»
Гостиница, гостиничное предприятие – предприятие, предоставляющее услуги временного проживания
LP Servio Loyalty Program – система лояльности, в рамках которой действуют бонусные и дисконтные программы
Карты лояльности – карты, выпущенные программой LP Servio. В зависимости от типа программы, записанной на карту, её использование в Системе различается:

• карта с бонусной составляющей – бонусы начисляются на карту лояльности за оплату проживания в отелях. Начисленные бонусы могут быть использованы впоследствии как для оплаты проживания, так и для расчёта за дополнительные услуги;
• карта с дисконтной составляющей – для карты устанавливается специальный прейскурант на проживание и дополнительные услуги, а также скидка по счёту в компаниях-партнёрах (например, в ресторанах)
  

 Установка – компьютер, на котором установлено программное обеспечение HMS «Servio». На одной установке могут обрабатываться данные нескольких отелей, но один отель не может быть закреплён за несколькими установками

 Гость – лицо, проживающее в номере, для которого заведена карта гостя и открыт личный счёт. В случае заселения в номер нескольких человек, но открытия личного счёта только на одного из них, гостями считаются все проживающие

 Анкета гостя – персональные данные гостя, включающие анкетные данные, удостоверяющие личность документы и предпочтения гостя. Анкета заполняется на каждое лицо, проживающее в номере. Анкеты хранятся в базе данных и добавляются к гостям при последующих проживаниях в отелях

 Компания-оператор – компания, от которой выполнено бронирование и с которой, как правило, оформлены договорные отношения. Компания-оператор может работать по специальному прейскуранту, быть плательщиком по счётам гостя и получать комиссионное вознаграждение. Компания-оператор также может быть компанией-источником

 Компания-источник – компания, от которой прибыл гость

 Компания-поставщик услуг – компания, предоставляющая услуги гостям во время пребывания в отеле. Услуги (проживание, питание, уборка и др.) могут предоставляться одной или несколькими компаниями

 Пакет услуг – услуга, состоящая из нескольких различных услуг, объединённых по определённым принципам. Например, пакетная услуга «Проживание», включающая «Проживание» и «Завтрак»

 Базовая валюта – валюта, в которой выполняются все расчёты в отеле по умолчанию. Базовая валюта для каждого отеля устанавливается в конфигурационном файле при добавлении отеля в Систему

 Валюта прейскуранта – валюта, в которой установлена цена на услугу в прейскуранте. Валюта прейскуранта может не совпадать с базовой валютой отеля

‎

Временные термины

Время заезда, гарантированное время заезда – время суток, после которого заселение гостя гарантировано. Параметр устанавливается в настройках отеля. По умолчанию в Системе временем заезда считается 14:00
Расчетный час – время, к которому гость должен освободить занимаемый номер. По умолчанию в Системе расчетным часом считается 12:00
Ранний заезд – заселение гостя в номер до расчетного часа. Период времени суток, который считается ранним заездом или поздним выездом, устанавливается в настройках и может отличаться для каждого отеля. Как правило, ранний заезд и поздний выезд оплачиваются дополнительно
Поздний выезд – выселение гостя из номера после расчетного часа
Время оказания услуги – дата и время получения услуги гостем в формате день-месяц-год-час-минута-секунда. По умолчанию считается 23:59:59 в день предоставления услуги

‎

Сокращения

VIP – Very Important Person. Статус, присваиваемый гостю, важному для отеля
БД – база данных
Взр/Дет/ДетП – Взрослые/Дети/Дети с оплатой. Сокращение используется в заголовках столбцов таблиц, отображающих количество взрослых, детей и детей, достигших возраста, с которого проживание в гостинице оплачивается
Л/счёт – личный счёт контрагента (гостя, группы, компании, мероприятия)
ИНН – идентификационный номер налогоплательщика
МФО/БИК – Межфилиальный обмен/Банковский идентификационный код. Код банка
НДС – налог на добавленную стоимость
Турсбор – туристический сбор. Сбор за услуги временного проживания (ночевку). Туристический сбор не распространяется на все категории проживающих, например, командировочные не являются плательщиками сбора
ФИО – фамилия, имя и отчество
Ч/С – чёрный список. Статус, присваиваемый «нежелательному» гостю, который нарушает условия проживания и игнорирует правила отеля

‎

Статусы гостей

НКБ – Новая карта, бронирование. Присваивается в процессе нового бронирования номера и действует до завершения процедуры
БР – Бронирование. Присваивается после завершения первоначального бронирования и действует до присвоения следующего статуса (ПСЛ, НЗД, АН)
НКР – Новая карта, заселение. Присваивается при инициации нового прямого заселения на текущую дату (без бронирования) и действует до завершения процедуры
РОЗ – Заселение. Присваивается после завершения процедуры прямого заселения и действует до присвоения следующего статуса (ПР, АН)
ПР – Проживает. Присваивается гостю, находящемуся в отеле, и действует до выселения (статус ВДБ)
НЗД – Не заезд. Присваивается, если гость не заселился в отель в срок, указанный в карте бронирования. Действует до присвоения следующего статуса (ПР, АН)
АН – Аннулирован. Присваивается после аннулирования карты гостя
ВДБ – Выселился. Присваивается после выселения гостя из отеля

‎