Вступ до роботи з системою HMS/en

‎

Introduction

The "HMS Servio" system (hereinafter referred to as the System) is a hotel management system or other business entity that provides temporary accommodation services (for example, a guest house). It is designed for:

• automation of the guest check-in process;
• management of the room inventory;
• management of the staff;
• automation of document flow.

‎

Choosing a Hotel for Work

Depending on the configuration, the System version may be local or network-based. The local version allows working with a single hotel. In the network version, hotel selection is available. The list of hotels available for selection depends on the user’s access rights and the activity status set for each hotel.

Selecting a hotel for work is performed in the user authorization window before logging in or in the top status bar after the user has logged in. To view information about all hotels, select “All”. If all hotels are selected for work, then when performing certain operations, such as booking or check-in, a message will appear prompting you to select a specific hotel where the guest should be booked or checked in.

Access to hotels is configured in the user account by setting checkboxes next to the names of the required hotels.

‎

Functional Capabilities

The System provides the following functional capabilities:

• hotel room booking;

• guest check-in and check-out;

• creation of lists of tariffs and services, currency exchange rates, and other reference directories;

• adding information about events held on the premises of the hotel enterprise;

• service pricing, creation and configuration of price lists (including automatic service charges), and special tariffs;

• allocation of funds between guest accounts and the hotel enterprise accounts;

• assignment and optimization of housekeeping tasks, including consideration of the time required for housekeepers to move between floors and hotel buildings;

• registration of items lost by guests and returned to them;

• messaging between registered System users;

• assignment of tasks of various types to staff, with tracking of their progress and notification of task participants;

• integration with the LP Servio loyalty program;

• integration with restaurant systems;

• integration with external booking systems;

• data exchange (export and import) with the “1C: Accounting” and “1C: Trade and Warehouse” software;

• administration.

‎

System Update

System users are notified in advance about a version update and the need to save entered data. The notification text is arbitrary, for example: “Attention! The Servio website will be updated at 14:15 (please save your data).”

‎

Interaction with Other Software Products

The System is open to integration with external software products. Integration is achieved through complete flexibility in configuration. When interacting with other software products, the System acts as the primary source from which data are transmitted to external systems.

The System interacts with restaurant management systems, lock management and access control systems, the “1C: Accounting” and “1C: Trade and Warehouse” software (hereinafter referred to as accounting software), online booking systems, as well as billing systems that provide accounting for the cost of telephone calls, Internet usage, and other services.

‎

User Groups and Their Available Tasks

The interface and general principles of working with the HMS Servio software are described in the document "HMS Servio. User Guide for Working with Screen Forms". Attention! The document lists the tasks available to each user group by default. Only the System administrator can change this list.Bold text

Based on access levels to program functions, System users can be divided into the following groups.

«Receptionist» has access to:

• working with guest, group, company, and event cards;
• viewing the list of residents for the current date;
• booking rooms for guests and guest groups;
• check-in of guests and guest groups;
• room transfers for guests and guest groups;
• check-out of guests and guest groups;
• viewing the hotel room grid;
• working with accounts: splitting guest accounts and transferring charges from target accounts to other accounts;
• viewing the room occupancy chart;
• viewing currency exchange rates;
• viewing the hotel floor plan;
• guest search;
• viewing and registering lost and found items;
• viewing unsaved guest and group cards;
• viewing the charge journal;
• viewing room statuses and housekeeping, as well as assigning tasks to housekeepers;
• performing night audit;
• messaging with other System users;
• working with events (viewing the list, adding, editing, searching);
• assigning tasks to users.

«Sales Manager» has access to:

• editing information about hotel rooms;
• working with companies (viewing the list, adding, editing, searching);
• working with company payment details (viewing the list, adding, editing, deleting);
• viewing summary information about hotel rooms;
• creating and configuring price lists and special tariffs;
• creating service and event directories — lists of services, currencies, events, surcharges (including tourist tax), service groups;
• creating and configuring additional conditions that can be included in the room rate — number of places, number of services, time intervals, seasons, weekdays, number of persons, complex conditions, service provision period;
• generating reports;
• as well as the functional tasks of the "Receptionist" user group.

«Accountant» has access to:

• viewing lists of debtors and creditors;
• preparing data for export to accounting software and viewing export archives;
• changing currency rates;
• configuring tax accounting;
• generating reports;
• as well as the functional tasks of the "Receptionist" user group.

"Administrator" has access to performing all the tasks listed above.

‎

Rules for Setting Priorities

When performing a series of operations in the System, reference data are consulted to select a specific record (specific rule) for use in calculations. In some directories (for example, “Price Lists” or “User Scenarios”), the concept of priority is used, allowing the user to set the order in which records are checked for applicability in calculations.

The record with the lowest priority value is considered first; if it does not meet the calculation conditions, the next record is checked, and so on, until a record (rule) meets the calculation condition.

The lower the priority value, the higher the priority. The highest priority is assigned to rules with a value of "0". If multiple records have the same priority value, the record that appears first in the database will be checked first in calculations.

When setting priorities, the principle of “from specific to general” should be followed. The less detailed a rule is, the more likely it is to be applied and chosen for a particular case. Therefore, a rule with greater detail should be assigned a higher priority.

Example. Suppose that two conditions, “A” and “B”, need to be applied in a calculation.
The directory contains the following records:

If the records are assigned priorities 0, 1, 2, the System will first check condition “A”, and since this condition is met, it will be applied.

If the records are assigned identical priorities, for example 1, 1, 1, the result will depend on the physical order of the records in the database, making it unpredictable.

The correct way is to assign priorities in the order 2, 1, 0. In this case, the System will first check the condition with priority “0”, which will yield a negative result: {A, B, C} ≠ {A, B}. Checking the next condition with priority “1” will give the desired result: {A, B} = {A, B}, and the corresponding calculation algorithm will be applied.

‎

Використовувані терміни, визначення та скорочення

У Системі використовується ряд термінів, визначень та скорочень (глосарій Системи), перелік яких наведено нижче. Крім того, глосарій викликається у веб-браузері на окремій сторінці клацанням по логотипу Системи.

‎

Глосарій Системи

На сторінці наведені основні поняття, визначення та скорочення, що використовуються в Системі HMS «Servio».

Визначення

Система - система керування готельним підприємством HMS «Servio»
Готель, готельне підприємство - підприємство, яке надає послуги тимчасового проживання
LP Servio Loyalty Program Servio. - Система лояльності, в рамках якої діють бонусні та дисконтні програми
Карти лояльності - карти, випущені програмою LP Servio. Залежно від типу записаної на карту програми, її використання в Системі по-різному:

• карта з бонусною складової. Бонуси нараховуються на карту лояльності за оплату проживання в готелях. Нараховані бонуси можуть бути використані в подальшому, як для оплати послуг проживання, так і при розрахунку за додаткові послуги;
• карта з дисконтною складової. По карті встановлюється спеціальний прейскурант на проживання та додаткові послуги, а також знижка за рахунком у компаній-партнерів (наприклад, в ресторанах)
  

Інсталяція - комп'ютер, на якому встановлено програмне забезпечення HMS «Servio». На одній установці можуть оброблятися дані декількох готелів, але один готель не може бути закріплений за кількома установками
Гість - проживає в номері, на якого заведена карта гостя і відкрито особовий рахунок. У разі заселення в номер кількох людей, але відкриття особового рахунку тільки на одного з них, гостем будуть вважатися всі проживаючі
Анкета гостя - персональні дані гостя, що включають анкетні дані, документи, що посвідчують особу, вподобання гостя. Анкета заповнюється на кожну особу, яка проживає в номері. Анкети зберігаються в БД і додаються до гостей при наступних проживаннях в готелях
Компанія-оператор - компанія, від якої здійснено бронювання і з якої, як правило, оформлені договірні відносини. Компанія-оператор може працювати за спеціальним прейскурантів, платником за рахунками гостя і отримувати комісійну винагороду. Компанія-оператор може також бути і компанією-джерелом
Компанія-джерело - компанія, від якої приїхав гість
Компанія-постачальник послуг - компанія, що надає послуги гостям під час перебування в готелі. Послуги (проживання, харчування, прибирання та ін.) можуть поставлятися як однієї, так і різними компаніями
Пакет послуг - послуга, що складається з декількох різних послуг, об'єднаних за певними принципами. Наприклад, пакетна послуга «Проживання», що включає в себе «Проживання» та «Сніданок»
Валюта базова - валюта, в якій виконуються всі розрахунки в готелі за замовчуванням. Базова валюта для кожного готелю встановлюється у файлі конфігурації, додаючи готелю в Систему
Валюта прейскуранта - валюта, в якій встановлена ціна на послугу в прейскуранті. Валюта прейскуранта може не збігатися з базовою валютою готелю

‎

Терміни часу

Час заїзду, гарантований час заїзду - час доби, після якого заселення гостя гарантується. Параметр встановлюється в налаштуванні отелення. За замовчуванням в Системі часом заїзду є 14:00
Розрахункова година - час, в яке гість повинен звільнити займану номер. За замовчуванням в Системі розрахункової години є 12:00
Ранній заїзд - заселення гостя в номер до розрахункової години Період часу доби, який вважає раннім заїздом і пізнім виїздом, встановлюється в налаштуванні і може відрізнятися для кожного готелю. Як правило, ранній заїзд і пізній виїзд оплачуються додатково
Піздній виїзд - виселення гостя з номера після розрахункової години
Час споживання послуги - дата і час отримання послуги гостем в форматі день-місяць-рік-годинник-хвилини-секунди. За замовчуванням вважається 23:59:59 в день надання послуги

‎

Скорочення

VIP - very important person. Статус, який встановлюється гостю, важливого гостя для готелю
БД - база даних
Др/Дт/ДО - Дорослих/Дітей/Дітей з оплатою. Скорочення використовується в заголовках стовпців таблиць, що відображають кількість дорослих, дітей і дітей, які досягли віку, починаючи з якого проживання в готельному підприємстві оплачується
О/рахунок - особовий рахунок контрагента (гостя, групи, компанії, заходу)
ІПН - ідентифікаційний номер платника податків
МФО/БІК - (Межфіліальних обмін/Банківський ідентифікаційний код). Код банку
ПДВ - податок на додану вартість
Турзбір - туристичний збір. Збір на послуги тимчасового проживання (ночівлі). Турзбору поширюється не на всі категорії проживають, наприклад, відрядження не є платниками турзбору
ПІБ - прізвище, ім'я та по батькові
Ч/С - чорний список. Статус, який встановлюється «неприємного» гостю, що порушує умови проживання і ігнорує правила готелю

‎

Статуси гостей

НКБ - нова карта, бронювання. Встановлюється в процесі нового бронювання номера і діє до завершення процедури
БР - бронювання. Встановлюється по завершенні первинного бронювання і діє до присвоєння наступного статусу (ПСЛ, НЗД, АН)
НКР - нова карта, поселення. Встановлюється при ініціалізації процедури нового прямого поселення на поточну дату (минаючи бронювання) і діє до завершення процедури
РОЗ - поселення. Встановлюється по завершенні процедури прямого поселення і діє до присвоєння наступного статусу (ПР, АН)
ПР - проживає. Встановлюється гостю, що мешкають в готель, і діє до виселення гостя (статус ВСЛ)
НЗД - незаїзд. Встановлюється в разі, якщо гість незаселена в готель в термін, зазначений в карті бронювання. Діє до присвоєння наступного статусу (ПР, АН)
АН - анульований. Встановлюється після анулювання карти гостя
ВДБ - виселився. Встановлюється після виселення гостя з готелю

‎