Інструкція користувача WebWorkDesk

Початок роботи з програмою SERVIO.

Вхід в програму

 Для роботи в програмі SERVIO web версії потрібен web браузер. Рекомендовано: Google Chrome, Opera, Mozilla Firefox.  В адресному рядку браузера необхідно ввести посилання на сайт програми (надається спеціалістами SERVIO).
 У першому вікні програми потрібно ввести логін та пароль (надається спеціалістами SERVIO). Після введення натиснути кнопку «Увійти»

Після успішного входу відкриється вікно в якому будуть основні розділи програми (зліва)

Налаштування базових довідників необхідних для роботи

В довідниках заводяться основні структурні одиниці закладу, компанії по яким буде вестись облік, склади, користувачі які будуть працювати в програмі, відділи виробництва, види оплати для розрахунків в системі, тощо.

Довідник «Акцизні марки»

У довіднику “Акцизні марки” містяться підгрупи акцизних товарів. Є системні підгрупи, а також можна створити власні. Їх можна створювати, редагувати та видаляти. Ці підгрупи використовуються в звітності, а саме в звіті "Звіт по акцизам". Щоб вони корректно працювали треба ці підкрупи проставити в прейскуранті на тарифній позиції.

Довідник «Валюти»

У довіднику “Валюти” відображаються всі валюти. які будуть використовуватися для розрахунку.
Для того щоб додати нову валюту потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому кутку

• 

Та заповнити форму додання нової валюти

Найменування - назва валюти, обов’язкове для вводу поле;
Скорочення - скорочена назва, вводиться вручну, обов’язкове для заповнення поле;
Числовий код, Літерний код - коди валют за міжнародним cтандартом ISO 4217.

Довідник «Види оплати»

Цей довідник для створення видів оплати для проведення розрахунків. Основні - заведені по замовчуванню, такі як: готівка, банківська карта, представницькі витрати. Для створення нового виду оплати потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана і заповнити форму. Обов’язково вказати назву, тип платіжної транзакції – Оплата грошовими коштами, вид грошового обігу – Виручка, Фіскальний тип. Якщо при оплаті цим видом оплати не потрібен фіскальний чек, то вибрати Готівковий-НФ або Безготівковий-НФ. Якщо фіскальний чек потрібен, то вказуємо Готівковий або Безготівковий (любий зі списку) в залежності від форми розрахунку.

Налаштування виду оплати з прив'язкою до контрагента

Для реалізації можливості оплати з прив’язкою до конкретного контрагента необхідно виконати низку налаштувань у системі:
Створення груп компаній-контрагентів
Передусім у розділі «Компанії» слід створити окремі групи для контрагентів. Це забезпечить коректну фільтрацію та подальшу прив’язку до видів оплат.

Активація вкладки «Контрагент»
Вкладка «Контрагент» у формі редагування типу оплати стає доступною лише у разі встановлення прапорця (чекбоксу) «Вибирати компанію-контрагента». Якщо прапорець не активовано, вкладка залишається недоступною.

Налаштування обмежень у видах оплат
Далі необхідно перейти до розділу «Довідники» → «Види оплат». У редагуванні конкретного виду оплати слід відкрити вкладку «Контрагент». Якщо таблиця у вкладці порожня, обмеження щодо вибору компаній-контрагентів не застосовуються — користувач має доступ до всього списку компаній.

Якщо в таблиці внесено записи, система застосовує обмеження: у виборі буде доступний лише перелік вказаних компаній.

Це налаштування дозволяє гнучко керувати прив’язкою видів оплат до певних контрагентів, підвищуючи точність обліку та контроль над фінансовими операціями.

Довідник «Види транспорту»

У даному довіднику додаються види транспорту, які використовуються для здійснення замовлень на доставку.
Для того щоб додати новий вид транспорту потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті

Та заповнити необхідні поля у формі для додання нового транспорту

Довідник «Відділи»

Цей довідник для створення наших відділів виробництва (холодний цех, гарячий цех, кондитерський цех, бар, тощо) тобто де готуватимуть страви або напої та на які потрібно надсилати замовлення від залу.

Для створення відділу потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана і заповнити форму. Обов’язково вказати назву відділу, до якого з нашого підприємства цей відділ буде відноситись та вказати склад з якого буде списуватись сировина (товари) для виготовлення продукції цього відділу.

Довідник «Документи»

Вкладка “Документи” у довідниках. Можна створювати групи змінних та сетів або шаблонів документів (сети наразі не використовуються).

В групах змінних та сетів створюються змінні та групи сетів змінних для використання у шаблонах документів.

Змінні можуть мати різні типи, які визначають їхні властивості та поведінку в документі.

У групах шаблонів створюються шаблони документів, структура яких визначається за допомогою створених сетів і змінних.

У картці клієнта створити документ на основі підготовленого шаблону та згенерувати звіт. Після створення документ буде доступний у картці клієнта, де його можна переглянути та змінити.

Довідник «Заклади»

Даний довідник відображує Зовнішній код закладу та групи до яких він входить.

Список закладів формується автоматично, якщо це центральна база.
Для групування закладів необхідно створити групу
1й рівень - це мережа.
2й рівець - це група.

- натиснувши на кнопку "Шестерня" напроти закладу відкриється вікно з налаштувань.

Поля:

Вкладка "Загальна"

- Ідентифікатор - адентифікатор закладу;)

- Назва - Назва закладу;)br>

- Група ресторанів - Назва групи до якої належить заклад;)

- Адреса - Адреса закладу;

- Будинок - № будинку закладу;

- Посилання на QR меню - Посилання на QR меню;)

- Опис - Примітка до закладу.

Вкладка "Розклад":)
Необхідно обрати потрібний розклад або створити новий натиснувши на кнопку

Вкладка "Фото":

- Додати фото закладу

- Завантажити фото до зовнішнього сховища та отримати посилання на фото. Доступно завантаження трьох фото

- Додати лого закладу

- Завантажити лого до зовнішнього сховища та отримати посилання на фото. Доступно завантаження одного фото.

Налаштування для збереження в зовнішне сховище знаходиться тут.

Довідник «Компанії»

У цьому довіднику заводяться всі компанії з якими ми будемо працювати, це можуть бути як наші компанії (наші ТОВ, ФОПи) так і компанії-постачальники.

За допомогою кнопки плюс, в правому куті екрана, ми можемо створити як групу для об’єднання компаній, наприклад постачальників, так і саму компанію.

У вікні створення групи компаній потрібно вказати лише назву та натиснути кнопку Зберегти

У вікні створення нової компанії потрібно вибрати тип компанії, вказати її назву та натиснути кнопку Зберегти. Всі інші реквізити компанії заповнюються за бажанням.

Довідник «Користувачі»

Цей довідник для створення користувачів системи. Це можуть бути як персонал залу (офіціанти, бармени, адміністратори) так і бухгалтер, директор чи системний адміністратор які будуть працювати з програмою.

Щоб створити нового користувача його необхідно попередньо завести в довіднику «Персони».

Натискаємо на кнопку плюс в правому верхньому куті екрана і заповнюємо форму створення користувача

Обов’язкові поля для заповнення:
П.І.Б. – натиснути на значок в кінці рядку і обрати зі списку Персон необхідну людину.
Логін та Зовнішній код - проставляються автоматично.
Код карти – код для входу в SERVIO POS Модуль.
Скорочений код карти – короткий код, також використовується для входу в SERVIO POS Модуль
Пароль - використовується для входу в SERVIO WorkDesk.
Робочий потік – обирається в залежності від виконуваних обов’язків людини.
Закладка Ролі – необхідно встановити роль в залежності від виконуваних обов’язків людини.

Довідник «Країни»

У довіднику “Країни” додаються країни, з якими ми ведемо роботу. Додані країни використовуються при доданні нових контрагентів, постачальників тощо.
Для додання нової країни потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті

Та заповнити форму додання нової країни.

Назва - назва країни, обов’язкове для заповнення поле;
Скорочення - скорочена назва, опціональне поле;
Літерний код, Числовий код - коди країни за міжнародним стандартом ISO 3166-1;
Група країн - потрібно обрати з випадаючого списку або створити нову, натиснувши на кнопку шестерні; обов’язкове для заповнення поле;
Континенти - потрібно обрати з випадаючого списку або створити нову, натиснувши на кнопку шестерні;
Валюта - обирається з випадаючого списку, можна додати у вкладці Довідники → Валюти.

Довідник «Мерчанти»

В цьому довіднику створюються мерчанти для зв'язки банківського терміналу з фіскальним реєстратором. Черех плюс у верхньому правому кутку можна створити новий мерчант, де заповнюється 2 поля.

Ім'я - назва мерчанта, зазвичай просто порядковий номер, обов’язкове для заповнення поле;
ID мерчанта - ID мерчанта, що надає банк, обов’язкове для заповнення поле;

Довідник «Місця надання послуг»

Місця надання послуг — це важлива частина налаштування, яка дозволяє організувати роботу з різними точками надання послуг і виконавцями.
Необхідно налаштувати всі місця надання послуг та виконавців. Для цього перейдіть до розділу "Довідники" → "Місця надання послуг". Тут можна створювати як папки, так і окремі місця, використовуючи кнопку "+" у правому верхньому куті екрану. У реквізитах картки створення вносимо назву, а інші поля заповнюються за бажанням.

Створення нової точки надання послуги
Для створення нової точки надання послуги необхідно спочатку створити відповідну папку, після чого, провалившись у неї, натиснути «+» для додавання нової точки.

У формі створення потрібно заповнити всі обов’язкові поля:
Найменування – назва точки надання послуги.
Позиція – порядок відображення точки у списку.
Сеанс надання послуги, хв – тривалість одного сеансу у хвилинах.
Підготовка та прибирання після сеансу, хв – час на підготовку та прибирання між сеансами.
Допустимий інтервал між сеансами, хв – мінімальний проміжок часу між двома сеансами.
Розклад – вказується час початку та завершення роботи точки.
Чекбокс «Жива черга» – активуйте, якщо доступна опція живої черги.
Кількість точок – кількість робочих місць/кабінетів.
Одночасно – скільки клієнтів можна обслуговувати одночасно.
Чекбокс «Обмежено для інвалідів» – зазначте, якщо точка має обмежений доступ.
Активний – вказує, чи точка наразі активна для запису.
Опис – додатковий опис або уточнення щодо точки.
Після заповнення всіх необхідних полів натисніть «Готово» для збереження.
Після збереження нової точки та повторного переходу до неї відкриваються додаткові вкладки для налаштування:
Послуги – у цій вкладці додаються послуги, які будуть доступні в даній точці. Для додавання натисніть «+» та оберіть відповідні послуги.

Додатково – у цій вкладці можна додати виконавців, які працюють у точці (через «+»), а також налаштувати адреси зчитувачів карт для реєстрації послуг.

Час – дозволяє встановити графік роботи: вручну за допомогою кнопки «+», або активувати режим «Використовувати фіксований час».

Розклад – у цій вкладці додається розклад роботи з можливістю розмежування за категоріями: «Активність», «Чоловічий», «Жіночий». Додавання здійснюється також за допомогою «+».

Ці налаштування дозволяють повністю адаптувати точку надання послуги під робочий процес і забезпечити коректну роботу обліку та реєстрації клієнтів.

Генерація QR

Основні поля:

URL (Посилання на сторінку QR)

Id ресторану

Група місці (група для якої буде сформовано QR)

Текст зверху (Розмір в рх)

Текст зниху (Розмір в рх)

Ширина (Ширина QR в мм)

Формат (Формат в якому буде сформовано QR)

Масштаб (Маштаб логотипу в співвідношенні до QR)

Логотип

Довідник «Облік робочого часу»

Цей довідник показує всі наявні робочі зміни користувачів, які просканували карту або через систему зареєстрували свій прихід на роботу.

Також тут можна власноруч створити робочі зміни.

У формі редагування потрібно заповнити всі обов’язкові поля:
Дата зміни – дата, в яку була зміна.
Виконавець послуг – користувач, чию зміну бажаєте внести.
Початок зміни – час, коли користувач прийшов на зміну.
Закінчення зміни – час, коли користувач закінчив зміну.
Термінал на початку зміни – POS-термінал, на якому користувач почав зміну.
Термінал на кінці зміни – POS-термінал, на якому користувач завершив зміну.

Довідник «Операції грошових документів»

У довіднику "Операції грошових документів" налаштовуються операції для документів "Видаток" і "Надходження". Операції містять такі поля:

Назва – назва операції.
Тип документу – тип документу, в якому ця операція використовується.
Контрагент – користувач або компанія, що фігурують в обігу коштів.

Довідник «Персони»

Цей довідник для створення персон з якими ми можемо співпрацювати тобто власники наших фірмових карт або персонал (офіціанти, бармени, адміністратори, тощо) 

Для створення персони потрібно створити відповідну групу в якій буде ця персона. Для цього потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана, та заповнити відповідну форму. Для групи персон заповнюється лише назва. Для персони – П.І.Б. Всі інші реквізити персони необов’язкові.

Довідник «Підприємство»

У даному розділі додаються наші підприємства. Підприємство може бути одне або декілька.
Для того щоб додати нове підприємство, натиснути кнопку "Додати" у верхньому правому кутку

Та заповнити форму додавання Підприємства

Вкладка "Загальна":

• Компанія - обирається зі списку доданих попередньо компаній, обов'язкове для заповнення поле. Компанії додаються у вкладці "Довідники" → "Компанії";
  
• Зовнішній код - генерується автоматично, обов'язкове для заповнення поле;
  
• Назва - назва підприємства;
  
• Податок1 та Податок2 - податки, що будуть використовуватись в розрахунках даного підприємства.
  

Вкладка "Каси" - у цій вкладці можна додати розрахункові каси даного підприємства

Для того, щоб додати нову касу потрбно натиснути плюсик, та заповнити форму додання нової каси:

• Назва - назва каси;
  
• Чекбокс "Готівка" - відмітка чи готівковою буде каса;
  
• Валюта - обирається з випадаючого списку. Види валюти можна додати у довіднику "Валюти".
  

Якщо ми створюємо безготівкову касу, то треба додати рахунок. Їх може бути декілька. Для цього заходимо в безготівкову касу і бачимо новиц розділ "Рахунки"

В рахунках натискаємо плюсик для додавання новго рахунку і заповнюємо всі необхідні поля

• Назва - назва рахунку;
  
• Банк - тут обирається необхідний банк за МФО;
  

Довідник «Податки»

У довіднику “Податки” ми вносимо усі види податків, які ми згодом будемо використовувати в роботі - продажі товарів, доданні тарифних позицій тощо.
Для того, щоб додати новий податок потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті.

Та заповнити форму додання податку

Найменування - назва податку, обов’язкове для заповнення поле;
Скорочення - скорочена назва, обов’язкове для заповнення поле;
Ставка,% - відсоток, який буде вираховуватись при доданні податку.

Довідник «Посадові ставки»

В цьому довіднику можна налаштувати нарахування заробітньої плати за посадовою ставкою. Попередньо ми створюємо групу посадових ставок. Приклад, офіціант.

Далі в групі вже створюємо саму посадову ставку через плюс в правому верхньому кутку

Далі заповнюємо всі необхідні поля
Найменування - назва посадової ставки, обов’язкове для заповнення поле;
Посада користувача - посада яка стоїть у користувача, обов’язкове для заповнення поле;
Ставка - може бути за місяць, за день і за годину, вони всі сталі величини. Тобто, якщо вказати за день 1500 гривень, то не важливо, скільки відпрацювала людина, більше її стандартного робочого дня чи менше, сума не зміниться. Якщо бажаєте пропорційну суму відпрацьованому часу, то обирайте "за зміну" і вказуйте, яка саме зміна сюди потрібна. Самі зміни налаштовується у вкладці "Довідники" → "Робочі зміни"

Довідник «Райони та вулиці»

У Довіднику “Райони та вулиці” можна вказувати райони, які потім використовуються для зазначення зон доставки.
Для того щоб додати новий район, потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті

Відкриється вікно з полями для вводу інформації про новий район та ка картою для задання меж району.

Вартість доставки - ввести вручну вартість доставки для даного району;
Сума рахунку для безкоштовної доставки – доставка для замовлень офорлених на суму рівну або більшу вказаній у цьому полі буде безкоштовною.
Вибір кольору для району: для кожного району можна вказати свій унікальний колір за допомогою палітри

Для цього потрібно клікнути на палітру та обрати колір. При доданні кількох районів, кожен район вдображатимеься заданим для нього кольором.
Робота з картою:
Клік на карту - додається перша точка, наступний клік - наступна точка. Так до тих пір поки бажана зона не буде повністю покрита. Важливо! Точки заданої зони обов’язково повинні бути зімкненими, тобто остання точка має з’єднуватись з першою.

Довідник «Робочі зміни»

В довіднику "Робочі зміни" можна налаштувати робочі зміни для персоналу згідно їх часу роботи і погодинної ставки.

Назва - назва робочої зміни, обов’язкове для заповнення поле;
Опис - короткий опис робочої зміни;
Початок зміни – час, коли користувач має прийти на зміну.
Кінець зміни – час, коли користувач має закінчити зміну.
Ставка за годину - сума, яку користувач отримає за відпрацьовану годину.
Перерва, хв – час, який користувач може використати на перерву.

Довідник «Ролі»

У даному довіднику додаються ролі, які присвоюються користувачам.
Для того щоб додати нову роль потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті

Та заповнити форму додання нової ролі

При створенні ролі активною є лише вкладка “Загальна”, в якій необхідно вказати назву ролі (офіціант, касир тощо), код та зовнішній код заповнюються автоматично. Всі інші вкладки стаютьь активними після збереження основної інформації про додану роль. Для цього потрібно зберегти і повторно відкрити роль у режимі редагування. У вкладці “Користувачі” додаються користувачі, створені у довіднику Користувачі.

Після додання в певну роль користувачів, додана роль автоматично відображатиметься у профілі з інформацією цих користувачів.
У вкладці “Доступ на операції” налаштовуються доступи на операції сервісів для користувачів з цією роллю.
Для того, щоб відкрити список операцій для яких можна задати доступ потрібно натиснути на назву додатку.

Список операцій, а також чекбокси для надання доступу до них відобразяться у правій частині вкладки

У вкладці “Доступ на типи об’єктів” налаштовується доступ на керування об’єктами певних типів.

У вкладці “Розділи сайту” налаштовується до яких розділів сайту буде доступ у користувачів з цією роллю.

Створені ролі з заданими для них налаштуваннями можна копіювати натиснувши кнопку копіювання у колнці Дії напроти ролі яку необхідно скопіювати

Довідник «Сезони»

Цей довідник відповідає за сезонні товари. Наприклад, картопля, що взмику має більший відхід, ніж влітку. Створення сезонів:

Натиснути на кнопку "+" (Створити сезон)
Доступні наступні поля:
- Назва (Довільна назва сезону чи періоду).
- Відхід (% відходу).
- Місяць початку / закінчення.
- Дата початку / закінчення.
- Відмітка "Використовувати дні":

- Якщо відмітка не встановлена, то дія сезону буде виключно в заданому періоді місяців.

- Якщо відмітка встановлена, то дія сезону буде лише в обраний період дат місяців.

Довідник «Склади»

У цьому довіднику заводяться наші склади, тобто місця зберігання товарів або інших матеріальних цінностей. На склади ми будемо робити приход товарів та їх списання, а також, будемо проводити інвентаризацію. 

Додається новий склад за допомогою натискання кнопки плюс в правому куті екрана

У вікні створення складу потрібно вказати лише назву складу та натиснути кнопку Готово

Довідник «Статті»

Довідник "Статті" відповідає за статті для руху грошових коштів чи доходів і витрат.
Всередині цього довідника ми бачимо 2 папки: Статті руху грошових коштів і Стаття доходів та витрат. Кожна відповідає за свої документи та поділяється на доходи і витрати.
Статті руху грошових коштів(Витрати): ці статті відповідають за документ "Видаток". Використовуються як маркер відмінності для звітності. Зазвичай оплата комунальних послуг чи оплата постачальнику.

Статті руху грошових коштів(Доходи): ці статті відповідають за документ "Надходження". Використовуються як маркер відмінності для звітності. Зазвичай для маркування доходів від продажів.

Стаття доходів і витрат(Витрати): ці статті використовуються в списанні продукції, тобто ніяк не відносяться до документів гроші, тільки сировина.

Стаття доходів і витрат(Доходи): ці статті використовуються в реалізації продукції, тобто ніяк не відносяться до документів гроші, тільки сировина.

Довідник «Теги рахунку»

В цьому довіднику створюються теги для рахунку в POS-модулі. Ці теги використовуються в звітності. Можна створити як окремі теги, так і групи, наприклад, група "Звідки дізнались про нас", де можна вказати необхідні теги і перевірити по звітності, де краще працює реклама.

Для створення тегу достатньо натиснути на плюсик у верхньому правому кутку.
Ім'я - назва тегу, обов’язкове для заповнення поле;
Група - якщо вона є, можна обрати групу для групування по признаку;

Довідник «Характеристики страв»

У довіднику “Характеристики страв” зберігається збірка усіх характеристик для страв. У цьому довіднику їх можна створювати, редагувати та видаляти. Характеристики можуть створюватись як окремі одиниці, так і об’єднуватися у групи. Створені характеристики можна додавати до страв (тарифних позицій), що входять до складу тарифних груп у прейскуранті.

Створення групи характеристик

Для того, щоб додати нову групу характеристик, потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті та обрати “Створити групу” з випадаючого списку

Вказати назву для групи характеристик та натиснути “Готово”.
Створені характеристики можна додати до страв. Для цього потрібно відкрити:
Фронт-офіс -> Прейскурант -> Тарифні групи
Зайти в тарифну групу, обрати тарифну позицію та перейти до редагування

У вікні редагування перейти на вкладку “Характеристика”

У вкладці “Характеристка” натиснути плюсик у нижньому правому куті екрану. Створені раніше характеристики та групи характеристик відображатимуться у вікні, що відкрилось.

Робота в розділі «Фронт-офіс»

В даному розділі програми створюється все з чим будемо працювати, а саме: товари, страви, послуги, добавки до страв (модифікатори), налаштування швидкого доступу до топових страв та послуг, тощо.

Номенклатура.

Номенклатура – це перелік наших товарів, страв, послуг або інших товаро-матеріальних цінностей, які можуть розділятись на групи, з якими ми будемо працювати в системі.

Створення «Групи артикулів»

 Група артикулів потрібна для якогось розподілу номенклатури. Наприклад для товарів (сировини) це може бути овочі, м’ясо, риба. В контексті страв це може бути розподіл на холодні страви, гарячі страви, кондитерські страви, тощо.

Щоб створити групу артикулів (номенклатури) потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана та вибрати Група артикулів. Далі заповнити форму створення групи артикулів:

• 
• 

Назва - назва групи артикулів, поле обов’язкове;
Скорочення - генерується автоматично з назви, при необхідності можна заповнити самостійно, поле обов’язкове;
Код - генерується автоматично, при необхідності можна заповнити самостійно, поле обов’язкове.
На вкладці “Замовчування” можна вказати податки для групи артикулів.

Податок 1 – для підакцизного товару (алкоголь, табак, нафтопродукти) проставити АКЦИЗ 5%, якщо товар не акцизний, то ПДВ 20% (якщо потрібен ПДВ);
Податок 2 – заповнюється якщо перший податок АКЦИЗ 5% і ще необхідно ПДВ 20%.
Після того, як Група артикулів була створена, у режимі редагування за необхідності вона може бути переміщена у якусь із існуючих папок за допомогою кнопки "Переміщення" (доступна лише у режимі редагування):

Створення «Товару»

Товар – це наша сировина або інша товаро-матеріальна цінність. Товари ми будемо ставити на прихід, з них робити калькуляцію для страв, списувати та робити інвентаризацію.  Ведемо облік товарів в конкретно обраних одиницях виміру.

Щоб створити товар потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана та вибрати Товар

Далі заповнюєте форму створення товару

Назва – найменування товару;
Скорочення – заповнюється автоматично по назві;
Податок 1 – для підакцизного товару (алкоголь, табак, нафтопродукти) проставити АКЦИЗ 5%, якщо товар не акцизний, то ПДВ 20% (якщо потрібен ПДВ);
Податок 2 – заповнюється якщо перший податок АКЦИЗ 5% і ще необхідно ПДВ 20%;
Номер артикулу, Внутрішній код, Зовнішній код - заповнюються автоматично, обов’язкові поля;
Код УКТЗЕД - Українська класифікація товарів зовнішньоекономічної діяльності (заповнюється при необхідності друку на фіскальному чеку згідно законодавства України);
Тип продукції - вибрати зі списку тип продукції, поле опціональне;
Одиниця виміру – вибрати з переліку одиницю виміру в якій будемо вести облік даного товару (кг,г,л,шт). Важливо! Для коректної роботи документів реалізації та інвентаризації, вказані при створенні одиниці виміру не можна редагувати у процесі роботи.
Вкладка "Штрих-коди" – додаємо штрих-код для даного товару (якщо потрібно надалі користуватись сканером штрих-кодів та обирати даний товар); щоб додати штрих-код, потрібно натиснути кнопку “плюс” на вкладці “Штрих-коди”, далі “Згенерувати” та “Готово”.

Створення «Продукції»

Продукція – це те, що ми виготовляємо. Це можуть бути наші страви або напівфабрикати які входять в страви. Як правило продукція має бути з калькуляційною картою, тобто з чого вона створена.

Щоб створити продукцію потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана та вибрати Продукція

Далі заповнюєте форму створення продукції

Назва – найменування товару;
Скорочення – заповнюється автоматично по назві;
Податок 1 – для підакцизного товару (алкоголь, табак, нафтопродукти) проставити АКЦИЗ 5%, якщо товар не акцизний, то ПДВ 20% (якщо потрібен ПДВ);
Податок 2 – заповнюється якщо перший податок АКЦИЗ 5% і ще необхідно ПДВ 20%;
Номер артикулу, Внутрішній код, Зовнішній код - заповнюються автоматично, обов’язкові поля;
Код УКТЗЕД - Українська класифікація товарів зовнішньоекономічної діяльності (заповнюється при необхідності друку на фіскальному чеку згідно законодавства України);
Тип продукції - вибрати зі списку тип продукції, поле опціональне;
Одиниця виміру – вибрати з переліку одиницю виміру в якій будемо вести облік даного товару (кг,г,л,шт). Важливо! Для коректної роботи документів реалізації та інвентаризації, вказані при створенні одиниці виміру не можна редагувати у процесі роботи.
Відділ виробництва – обираємо до якого відділу відноситься продукція/страва. Надалі це буде впливати на який саме цех (принтер) відправляти замовлення з залу.
Вкладка "Штрих-коди" – додаємо штрих-код для даної продукції (якщо потрібно надалі користуватись сканером штрих-кодів та обирати дану продукцію); щоб додати штрих-код, потрібно натиснути кнопку “плюс” на вкладці “Штрих-коди”, далі “Згенерувати” та “Готово”

Створення «Послуги»

Послуга – діяльність з надання певного матеріального, чи як правило, нематеріального блага іншій особі. Приклад послуги: масаж, манікюр, створення зачіски в перукарні.

Щоб створити послугу потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана та вибрати Послуга.

Далі заповнюєте форму створення прослуги

Назва – найменування продукції;
Скорочення – заповнюється автоматично по назві;
Номер артикулу, Внутрішній код, Зовнішній код - заповнюються автоматично, обов’язкові поля;
Вкладка "Штрих-коди" – додаємо штрих-код для даної послуги (якщо потрібно надалі користуватись сканером штрих-кодів та обирати дану послугу); щоб додати штрих-код, потрібно натиснути кнопку “плюс” на вкладці “Штрих-коди”, далі “Згенерувати” та “Готово”

Після додання та збереження послуги у режимі редагування стають доступними додаткові вкладки:
Вкладка "Спорядження" - у даній вкладці додається детальна інформація про спорядження, яке буде використовуватись при виконанні послуги.

Створення «Надбавки»

Надбавка - це додаткова (до основної) плата за більшу, ніж за нормами, кількість праці, “понадплата” за кращу якість роботи. Вимірюється, як правило, у відсотковому еквіваленті від основної суми.

Щоб створити надбавку потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана та вибрати Надбавка.

Далі заповнюєте форму створення Надбавки

Назва – найменування надбавки (буде друкуватися як позиція в рахунку).
Скорочення – заповнюється автоматично по назві.

Калькуляційна карта

Калькуляційна карта – це те з чого створена продукція (страва), тобто з яких товарів (сировини) і якої кількості цих товарів вона складена. Використовується для  вирахування собівартості у той чи інший момент часу в залежності від закупівельних цін товарів (сировини).

Вікно калькуляційної карти. Реквізити. Функціональні кнопки

Відкрити продукцію та перейти на закладку Калькуляція (дана закладка міститься лише в елементі "Продукція" та "Послуга")

Далі натиснути кнопку Додати

Відкриється вікно створення калькуляційної карти

Вікно калькуляції можна уявно поділити на дві частини:
Верхня частина - це реквізити карти та функціональні кнопки.
Нижня або таблиця товарів – це частина в якій будуть додані товари з яких складається калькуляція.

Створення калькуляційної карти

Спочатку заповнюємо реквізити карти. В реквізитах калькуляційної карти обов’язково вказується склад з якого потрібно брати закупівельні ціни для розрахунку собівартості, вага виходу готової продукції та кількість порцій на яку робиться калькуляція.

Файл:Створення калькуляційної карти

Далі додаємо в нижню табличну частину товари з яких складається калькуляція. Для цього в правій частині вікна натискаємо кнопку плюс

Після натискання, в табличній частині, з’являється рядок в якій ми маємо підтягнути товар з номенклатури. Підтягувати товар можна двома методами:

Динамічний пошук - вписуючи назву товару в рядок з назвою програма сама буде знаходити потрібне та пропонувати варіанти.

Пошук по довіднику Номенклатура - натиснувши в рядку з назвою значок «лупа». Після натискання відкривається довідник номенклатури і ми самостійно шукаємо необхідний товар

Після того як ми підтягнули необхідний товар в калькуляцію ми маємо проставити вагу Брутто та Нетто в табличній частині

Натиснувши кнопку "Додатково" можна вказати як саме буде відбуватись розрахунок і вказати технологію приготування та вимоги до оформлення: 800px|міні|без Наприклад при зміні Брутто буде обчислюватись Нетто чи % відходу і так для інших двох параметрів:

Наступні товари калькуляційної карти додаються аналогічно – кнопка плюс, шукаємо товар, додали йог в карту та проставили вагу. Після формування повної калькуляційної карти натиснути кнопку Зберегти у верхній частині карти. Після збереження калькуляції з’являються функціональні кнопки карти

Додати – створення додаткової калькуляційної карти для страви з вказання дати з якої буде діяти інша карта.
Видалити – видалення калькуляційної карти.
Копіювати – копіювати калькуляцію для створення іншої але з незначними змінами.
Зберегти – збереження змін в цій картці.
Надрукувати – друк калькуляційної або технологічної карти.
Перерахунок – розрахувати нову собівартість страви.
Додатково – прописати додаткові умови для даної страви (вимоги до оформлення страви, технологія приготування, органолептичні показники) ), вказати як саме буде відбуватись розрахунок Брутто, Нетто.

Розрахунок собівартості згідно заповненої карти

Коли калькуляційна карта заповнена товарами та збережена, необхідно натиснути кнопку Перерахунок для розрахування собівартості продукції. Собівартість буде відображена в полі Собівартість верхньої частини документа.

Якщо якогось товару не буде на вказаному складі, то програма такий товар виділить червоним і напроти ціни та собівартості будуть нулі.

Друк калькуляційної або технологічної карти продукції

Готову калькуляційну карту можна роздрукувати у вигляді калькуляції або технологічної карти. Для цього в картці потрібно натиснути кнопку Надрукувати та обрати необхідний шаблон

Налаштування підприємства для друку калькуляційної карти

Дане налаштування застосовується індивідуально для підприємства
Щоб обране підприємство автоматично підтягувалось до шаблону друку калькуляційної карти, необхідно в налаштуваннях підприємств активувати пункт "Використовувати в калькуляціях"

Альтернативні варіанти друку:
1. Ручне заповнення. Якщо ж не вказувати жодне підприємство, калькуляційна карта при друці або збереженні міститиме порожнє поле для підприємства. Ви зможете: вручну вписати назву підприємства після друку або заповнити його після збереження у потрібному форматі (PDF, Excel тощо)
2. Масовий друк для кількох підприємств. Також є можливість налаштувати друк калькуляційних карт одразу для кількох підприємств. У цьому випадку: підприємства можна прив'язати до відповідних калькуляцій, після чого їх можна буде друкувати або зберігати масово з урахуванням усіх прив'язаних компаній

Перерахунок собівартості продукції

Собівартість - це виражені в грошовій формі поточні витрати на виробництво та реалізацію продукції. Собівартість продукції залежить від кількості та закупівельної ціни на сировину (товар) згідно калькуляційної карти.

Щоб зробити загальний перерахунок собівартості по всім стравам, потрібно натиснути плюс, в правому куті екрана, та натиснути Перерахунок собівартості.

Сезонність

В калькуляції є можливість додати сезонні товари і вказати дату початку та дату завершення дії.

Щоб додати сезонність до товару, переходимо у номенклатуру, натискаємо на товар і відкриваємо вкладку склад

Натискаємо плюс та обираємо той сезон, який нам потрібен й натискаємо кнопку Зберегти. Сезонні продукти в калькуляції тепер будуть мати позначку . Якщо ми на неї наведемо курсором то буде повідомлення про те що:На данний момент позиція використовується з сезонністю:назва.

Розрахунок калорійності та КБЖВ

У системі реалізовано функціонал внесення та автоматичного розрахунку калорійності і КБЖВ для товарів, напівфабрикатів і продукції.

Загальна логіка роботи

Калорійність та КБЖВ вносяться в розрахунку на 100 г продукту. У програмі ці 100 г прирівнюються до 100 одиниць ваги обраної одиниці виміру.

Наприклад:
одиниця виміру - шт, вага 1 шт = 300 г, система автоматично перераховує показники на 100 одиниць ваги (тобто на 100 г).

Заповнення даних у товарі
У товарі необхідно вручну заповнити відповідні поля: калорійність, білки, жири, вуглеводи. Усі значення вказуються на 100 г продукту.

У полях КБЖВ дозволено вводити дробові значення (з комою). Дані коректно зберігаються, розраховуються та передаються далі в систему.

Автоматичний розрахунок для продукції з калькуляцією

Якщо для товару або продукції налаштована калькуляція, система автоматично розраховує калорійність та КБЖВ на основі інгредієнтів, що входять до складу. У розрахунку беруть участь лише ті інгредієнти, в яких заповнені поля калорійності та КБЖВ. Підсумкові значення розраховуються на 100 г готового продукту.

У тарифній позиції калорійність підтягується автоматично та відображається в розрахунку на 100 г продукту на основі пов’язаного товару або продукції.

Карта позиції

Для кожної одиниці номенклатури (товар, продукція тощо) існує вкладка "Карта позиції", де зібрані усі документи пов'язані з цим товаром - документи калькуляції, прибуткові накладні і т.д.
Для того, щоб відкрити цю вкладку потрібно клікнути на кнопку "Карта позиції", що знаходиться у колонці "Дії" навпроти товару:

Вкладка "Карта позиції" являється певним збірником документів, доступними для ознайомлення, але додавати нові документи через дану вкладку ми не можемо

• Калькуляції - відображає перелік усієї продукції, в калькуляцію якої входить даний товар.
  

Інформація, що відображається у таблиці калькуляцій - назва продукції, в склад якої входить товар; Брутто - вага брутто товару у складі страви та дата створення калькуляції. При кліку на будь-яку із позицій відкриється форма для редагування продукції.

• Документи - відображає перелік усіх документів, що були проведені з даним товаром - прибуткові, видаткові накладні, документи виробництва та реалізації.

• Картка товару - також відображає перелік документів, але з можливістю відфільтрувати по певному часовому проміжку та складу

Особливості списання напівфабрикатів

Для зміни списання напівфабрикатів необхідно перейти в розділ "Номенклатура" та вибрати потрібну позицію. Потім слід перейти на вкладку "Додатково", де в випадаючому списку обирається відповідний параметр.

У цьому функціоналі, якщо обрати опцію списання як "Напівфабрикат", система автоматично здійснює виробництво на складові. Після виготовлення напівфабрикату, його можна списати як готовий продукт.

Налаштування мультивибору для списання напівфабрикатів

У системі доступна функція «мультивибір», яка дозволяє гнучко керувати списанням напівфабрикатів залежно від складу.

Після активації параметра «мультивибір» з'являється вікно «Списувати під час виробництва», де можна налаштувати спосіб списання напівфабрикатів.
Для кожного складу окремо можна обрати, як саме буде списуватись позиція - через виробництво на складові або як готова продукція.
Також є можливість вказати декілька складів у цих налаштуваннях, щоб задати різну логіку списання для кожного з них.

Це дозволяє адаптувати роботу системи до потреб різних закладів та складів у рамках одного обліку.

Прейскурант

Прейскурант – це наше меню. Перелік страв, послуг, товарів які ми продаємо. Тут проставляються ціни для кінцевих споживачів або «продажні» ціни, робляться налаштування для системи лояльності для конкретної продукції, чи буде на неї діяти знижка чи ні, будемо бачити діючу націнку, проставляти відділ виробництва для продукції.

Синхронізація меню

Синхронізація меню – це функція для швидкого переносу створених в номенклатурі розділів зі стравами або послугами.

Щоб зробити синхронізацію меню потрібно натиснути плюс, в правому верхньому куті екрана, та обрати Синхронізація меню

Далі відкриється вікно вибору з довідника Номенклатура, будуть відображені ваші папки зі стравами або товарами. Ті папки з номенклатурою, які ви бажаєте перенести в прейскурант для продажу необхідно відмітити галочкою напроти назви.

Також ви вказуєте до якого з ваших підприємств та відділу виробництва будуть відноситись вибрані товари, страви чи послуги. Після цього натиснути кнопку Готово в низу вікна.

Створення тарифної групи

Прейскурант необхідно розбити на групи товарів, страв чи послу для зручності роботи з ним персоналу зала. Для цього створюються групи.

Щоб створити тарифну групу потрібно натиснути плюс, в правому верхньому куті екрана:

Далі у вікні створення групи вказати назву цієї групи та натиснути кнопку “Зберегти”

Створення “Групи тарифних позицій”

У рамках тарифної групи можна створювати “Групи тарифних позицій” Для цього потрібно зайти у папку тарифної групи, натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті екрану та обрати “Група тарифних позицій”

Далі заповнити форму створення групи тарифних позицій:

У вкладці “Загальна”:
Назва - назва групи тарифних позицій, обов’язкове поле;
Скорочення - формується автоматично з назви, при необхідності можна ввести самостійно, обов’язкове поле;
У вкладці “Додатково” при необхідності можна заповнити поля “Відділ”, “Валюта базової ціни”, “Група знижок”:

Для того, щоб додати відділ потрібно натиснути кнопку лупи у полі “Відділ”, обрати відділ зі списку та натиснути “Зберегти”:

для видалення позиції - натиснути “хрестик”;

Для того, щоб додати групу знижок потрібно натиснути кнопку лупи у полі “Група знижок”, обрати групу знижок зі списку та натиснути “Зберегти”:

для видалення позиції - натиснути “хрестик”;

Для того, щоб додати валюту базової ціни, потрібно натиснути кнопку лупи у полі “Валюта базової ціни”, обрати валюту зі списку та натиснути “Зберегти”:

для видалення позиції - натиснути “хрестик”.

Щоб вказати, чи буде дана група у продажу, можна відмітити галочкою чекбокс “В продажі”

Створення тарифної позиції

Тарифна позиція – це страва, послуга чи товар з номенклатури який ми продаємо. Тобто, щоб створити тарифну позицію необхідно щоб вона була створена в довіднику номенклатури.

Щоб створити тарифну позицію потрібно натиснути плюс, в правому верхньому куті екрана, та обрати Тарифна позиція

Далі заповнити форму створення тарифної позиції.

Вид артикулу - заповнюється автоматично з назви, поле не доступне для редагування; Назва – підтягується з номенклатури (натиснути значок «лупа»).
Скорочення – заповнюється автоматично з назви.
Ціна – ціна для кінцевого споживача («продажна» ціна).
Податок 1 та Податок 2 – підтягується або з номенклатури або проставляється самостійно.
Підприємство – проставити до якого з наших підприємств відноситься дана позиція.
Відділ – до якого нашого відділу виробництва відноситься дана позиція.
Одиниця виміру – підтягується з номенклатури.
Вага одиниці виміру – підтягується автоматично з номенклатури.
Група знижок – вказати групу знижок до якої належить дана позиція (проставляється в разі необхідності робити знижку на позицію кінцевому споживачу - покупцю).
Статус продажу – якщо позиція має бути доступна до продажу то необхідно виставити значення «В продажу» або «Гаряча позиція», інакше – «Не в продажі» або «У стоп-листі».
У вкладці “Додатково” потрібно обрати валюту, поле є обов’язковим для заповнення:

Вкладка "Ціни"

Після створення та збереження тарифної позиції стає доступною вкладка "Ціни", у якій можна вказати ціни для даної тарифної позиції.

Для встановлення ціни для певного виду рахунку потрібно натиснути плюс у правому верхньому куті секції додання ціни для виду рахунку

Обрати вид рахунку з випадаючого списку (додати новий, натиснувши кнопку шестерні) та встановити для нього ціну у полі вводу:

Та натиснути "Готово"

Таблиця тарифних позицій

Усі додані тарифні позиції та основна інформація про них відображаються у таблиці:

• Назва - назва тарифної позиції або групи тарифних позицій;
• Ціна - відображається тільки для тарифних позицій, у яких вказана ціна;
• Собівартість - вираховується на основі калькуляції та останньої прибуткової ціни на товар, з якого складається калькуляція або лише з останньої прибуткової ціни на товар, якщо калькуляція відсутня;
• Націнка - різниця між собівартістю та ціною у % значенні;
• Категорії, Відділ та Підприємство - вказуються при створенні тарифної позиції;
• Статус - статус тарифної позиції, можна вказати при створенні або проставити прямо в таблиці, натиснувши на статус і обравши потрібний з випадаючого списку

(Не в продажі - позиція не відображатиметься у меню при створенні замовлення, В продажі - позиція відображатиметься як звичайна, Гаряча позиція - перміщує позицію в ТОП-лист, Стоп-лист - позиція у стоп-листі)
Статус продажу можна проставити окремо для кожної кухні. Для цього потрібно натиснути кнопку у колонці "Дії":

У вікні, що відкрилося відображатиметься список наших кухонь, для кожної з яких можна проставити окремий статус продажу цієї тарифної позиції

Групове редагування тарифних позицій

В процесі роботи закладу буває необхідність відредагувати групу позицій, наприклад на всіх позиціях змінити групу знижок або підприємство чи взагалі зняти з продажу. Групова зміна реквізитів позицій робиться через властивості групи в якій знаходяться позиції.

Напроти необхідної групи натиснути значок «шестерня»

Далі у вікні редагування групи тарифних позицій перейти на закладку Додатково. Реквізити які можна змінити будуть перед вами

Після зміни якогось з реквізитів програма буде робити запит чи поширювати дану зміну реквізиту на всі позиції які знаходяться в даній групі або ні. Після завершення зміни реквізитів натиснути кнопку Зберегти.

Зміна ціни в залежності від відсотка націнки

Для зміни ціни товарів залежно від націнки необхідно виконати кілька кроків:
Перейдіть у Прейскурант та оберіть Тарифну позицію.

У самій тарифній позиції знайдіть рядок "Відсоток націнки" та введіть потрібне значення відсотка націнки.

Налаштуватування автоматичної зміни ціни через автонацінку прейскуранту.
Щоб налаштувати цей функціонал, виконайте наступні дії:
Перейдіть в Налаштування ➔ Реєстр налаштувань ➔ Система ➔ Налаштування веб-фронт офісу ➔ Прейскурант ➔ Тарифні групи.

У режимі округлення при зміні ціни оберіть потрібне значення:
Без округлення
До цілого
До десятого
До половини (як показано на прикладі):

• Ціна до 1,24 округлюється до 1.
  
• Ціна до 1,25 округлюється до 1,5.
  
• Ціна до 1,50 та 1,74 округлюється до 1,5.
  
• Ціна до 1,75 округлюється до 2.
  

Функціонал: У кожній позиції є ціна собівартості, і ви можете автоматично змінювати всі позиції продажних цін залежно від відсотка націнки, що дозволяє зручніше керувати ціноутворенням в закладі.

Модифікатори

Модифікатор - це будь який додаток, зміна або уточнення, які можна внести до тарифної позиції. Наприклад, модифікатором може бути додаток до страви (вершки), уточнення по приготуванню (середня прожарка) і т.д.

Об'єднання модифікаторів

Для того, щоб створити об'єднання модифікаторів потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті екрану:

і вказати назву у полі вводу:

Група модифікаторів

Усередині об’єднання модифікаторів можна створити групу модифікаторів. Для того щоб створити групу модифікаторів, знаходячись у об’єднанні модифікаторів потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті екрану:

Заповнити форму створення групи модифікаторів:

Назва - назва групи модифікаторів, обов’язкове поле;
Код - формується автоматично, обов’язкове поле;
Обов’язковий вибір - якщо відмітити галочкою цей пункт, модифікатори із даної групи будуть обов’язковими для вибору при замовленні тарифної позиції, прив’язаної до цієї групи;
Множинний вибір - якщо відмітити галочкою це пункт, буде можливість обирати кілька модифікаторів із даної групи;
Натиснути “Готово”.

Після збереження групи модифікаторів, з'являється можливість додати тарифні позиції до цієї групи. Для того, щоб додати тарифні позиції до групи модифікаторів, потрібно натиснути кнопку редагування (шестерня) у колонці Дії

• 

, вкладка “Тарифні позиції” відображається активною, відкрити вкладку

Натиснути кнопку “Додати” у вкладці Тарифні позиції

Обрати тарифну позицію, для якої буде використовуватись дана група модифікаторів, натиснути “Готово”, для видалення тарифної позиції - натиснути кнопку “хрестик”

Створення модифікатора

Для того, щоб додати новий модифікатор потрібно знаходячись у групі модифікаторів натиснути кнопку “Додати” у верхньому правому куті екрану

Заповнити форму створення модифікатора

Назва - назва модифікатору, обов’язкове для заповнення поле;
Скорочення - формується автоматично з назви, при необхідності можна ввести самостійно, обов’язкове для заповнення поле;
Тарифна позиція - можна додати тарифну позицію, до якої буде застосовуватись даний модифікатор, обирається зі списку;
Коефіцієнт - сума модифікатора-добавки, яка буде додана при замовленні однієї одиниці тарифної позиції; поле стає обов'язковим для заповнення при умові, якщо додана тарифна позиція
Натиснути “Готово”.
Для редагування модифікатора потрібно натиснути шестерню, для видалення - хрестик

Швидкий вибір

Швидкий вибір - дозволяє додати позиції для швидкого доступу, а також задати комбінації клавіш для швидкого доступу.
Для того, щоб додати нову групу посилань для швидкого доступу, потрібно натиснути кнопку “Додати”

Додати назву групи посилань, натиснути “Готово”

Для додання “Посилання швидкого доступу” потрібно, знаходячись у групі посилань натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті

Заповнити форму додання посилання швидкого доступу

Тарифна група - обирається зі списку, обов’язкове поле;
Тарифна позиція - обирається зі списку, список тарифних позицій підтягується з обраної тарифної групи, обов’язкове поле;
Розташування об'єкту, Скорочення, Тип об’єкту - заповнюються автоматично;
Гарячі клавіші - якщо відмітити галочкою, можна задати комбінацію клавіш для швидкого доступу до позиції;
Натиснути “Готово”.

Для редагування потрібно натиснути шестерню, для видалення - хрестик

• 

Розклади

Розклад можна застосувати для дії певної торгової акції. При доданні розкладу для акції, ця акція буде діяти згідно умов, заданих у розкладі - по даті, часу, дисконтним карткам, дню тижня або підприємствам.

Створення умови “По даті”

1.Відкрити вкладку Умови;
2.У вкладці Умови відкрити вкладку По даті;
3.Натиснути кнопку “Додати” в правому верхньому куті екрану

4. Заповнити форму додання умови

Назва - назва умови, поле обов’язкове;
Код - формується автоматично, поле обов’язкове;
Дата початку - обрати день, місяць, рік початку умови з випадаючих списків або відмітити галочкою “Неважливо”, якщо день, місяць або рік початку дії умови неважливий;
Дата закінчення - обрати день, місяць, рік початку умови з випадаючих списків або відмітити галочкою “Неважливо”, якщо день, місяць, рік початку дії умови неважливий;
5. Натиснути “Готово”.

Створення умови “По часу”

1.Відкрити вкладку Умови
2.Відкрити вкладку По часу
3.Натиснути кнопку “Додати” у верхньому правому куті

4.Заповнити форму додання умови

Назва - назва умови, поле обов’язкове;
Код - формується автоматично, поле обов’язкове;
Початок - можна задати дату початку, клікнувши на кнопку календар, обравши потрібну дату та натиснувши “Зберегти” або ввести дату у поле вводу вручну;
Закінчення - можна задати дату закінчення, клікнувши на кнопку календар, обравши потрібну дату та натиснувши “Зберегти” або ввести дату у поле вводу вручну;
5.Натиснути “Готово”.

Створення умови "По дисконтним карткам"

1.Відкрити вкладку Умови
2.Відкрити вкладку По дисконтним карткам
3.Натиснути кнопку “Додати” у верхньому правому куті екрану

4.Заповнити форму додання умови

Назва - назва умови, поле обов’язкове;
Код - формується автоматично, поле обов’язкове;
Годин до - скільки годин буде діяти акція до дати, вказаної у карті, до якої буде прив'язана дана умова;
Годин після - скільки годин буде діяти акція від дати, вказаної у карті, до якої буде прив'язана дана умова;
5.Натиснути “Готово”.

Створення умови “По дню тижня”

1.Відкрити вкладку Умови
2.Відкрити вкладку По дню тижня
3.Натиснути кнопку “Додати” у верхньому правому куті екрану

4.Заповнити форму додання умови

Назва - назва умови, поле обов’язкове;
Код - формується автоматично, поле обов’язкове;
Поставити галочку(ки) для потрібних днів, при необхідності зазначити час початку та закінчення. 5.Натиснути “Готово”.

Створення умови “По підприємствам”

1.Відкрити вкладку Умови;
2.Відкрити вкладку “По підприємствам”;
3.Натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті екрану

4.Заповнити форму додання умови

Назва - назва умови, поле обов’язкове;
Код - формується автоматично, поле обов’язкове;
Компанія - обрати підприємство з випадаючого списку, або додати нове, натиснувши шестерню та кнопку “Додати”

5.Натиснути “Готово”.

Створення "Розкладу"

Щоб додати новий Розклад, потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті екрану вкладки Розклади

Заповнити форму додання нового розкладу

Назва - назва розкладу, повинна бути унікальна;
Код - формується автоматично; при необхідності можна ввести самостійно, повинен бути унікальним.
Вкладка “Умови”
Додати умову для розкладу можна у вкладці “Умови”, натиснувши кнопку “Додати”

Обрати умову зі списку:

Натиснути “Зберегти”.

Торгові акції

У вкладці “Торгові акції” можна створювати акції та правила для них.
Щоб створити нову торгову акцію потрібно натиснути кнопку “Додати” у верхньому правому куті екрану

Заповнити форму додання торгової акції

Найменування - назва торгової акції, повинна бути унікальною, обов’язкове поле;
Скорочення - формується автоматично з назви, обов’язкове поле, при необхідності можна ввести самостійно;
Розклад - можна обрати з випадаючого списку один із розкладів, створених у вкладці “Розклади”.
Після створення торгової акції, до неї можна додати Правила у режимі редагування. Додати правила торгової акції можна у вкладці “Правила”, яка стає активною після створення торгової акції.Для цього потрібно натиснути кнопку “Додати”

Та заповнити форму додання правил

Форма додання правила дії Торгової акції складається з двох частин - обов’язкова частина (позиції, при замовленні яких, повинна спрацьовувати акція), та акційна (додаються акційні позиції). Для того, щоб додати позицію, потрібно натиснути кнопку “Додати” та обрати потрібну позицію з меню

Загальна кількість - кількість позицій, яку потрібно замовити, для спрацювання акції;
Знижка - відсоткове значення знижки для акційних позицій;
Розклад - для однієї торгової акції можна внести кілька правил, для кожного правила можна внести свій розклад, який буде діяти в межах розкладу Торгової акції, якщо для торгової акції вказаний розклад.
Задане правило для торгової акції можна редагувати, натиснувши на нього. У режимі редагування правила, позиції можна додавати та видаляти попозиційно.

Видалити все правило повністю можна натиснувши “хрестик” з вкладки “Правила”

Планувальник подій

У вкладці Планувальник подій можна створювати події, курси а також сеанси та цінові шаблони для них.

Додати подію

Для того, щоб додати нову подію потрібно, знаходячись у вкладці “Події”, натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті та обрати “Додати подію” з випадаючого списку.

Заповнити форму додання нової події

Фото - можна завантажити зображення для події у форматі JPG або PNG, натиснувши кнопку завантаження

Назва - назва події, поле обов’язкове для заповнення;
Жанр - можна обрати жанр події з випадаючого списку або додати новий, натиснувши кнопку шестерні;
Вік - вікове обмеження для події;
Тривалість - тривалість події у хвилинах, не може дорівнювати 0, поле обов’язкове для заповнення;
Дистриб’ютор, Тип події, Тип звуку - можна обрати з випадаючого списку або додати новий, натиснувши кнопку шестерні;
У вкладці “Ціновий шаблон” можна додати ціновий шаблон для створюваної події.
Додати ціновий шаблон можна натиснувши на кнопку “Завантажити шаблон” і обрати зі списку. У списку повинні відображатись шаблони, створені раніше.

Якщо створених шаблонів ще нема, можна додати новий, натиснувши “Додати” та заповнити поля

Дні тижня, Група залів - обрати зі списку (додаються у вкладці “Цінові шаблони”).

Створення сеансу

Додати новий сеанс можна натиснувши кнопку “Додати” у правому верхньому куті та обравши “Створення сеансу”

Заповнити форму Додання сеансу

Час початку сеансу - можна ввести вручну або обрати , натиснувши кнопку календаря справа у полі вводу;
Подія - обирається з випадаючого списку, у списку відображаються події, створені через вкладку “Події”;
Група місць - обирається зі списку, поле обов’язкове для заповнення, неможливо додати кілька подій на один час і місце;
Час закінчення сеансу, Тарифна позиція, Тип події, Тип звуку, Промо, Тех. перерва - підтягуються автоматично відповідно даним вказаним у обраній події;

Для того, щоб редагувати створений сеанс потрібно натиснути кнопку шестерні у колонці Дії, для видалення - хрестик

• 

Вкладка “Інше” стає активною у режимі редагування після збереження сеансу. У вкладці “Інше” можна додати коментар до створеного сеансу, доданий коментар буде відображатись у колонці “Коментар”.

Генератор сеансів

Генератор сеансів дозволяє згенерувати кілька послідовних сеансів події для вказаного проміжку часу.
Для того, щоб згенерувати кілька сеансів за один раз, потрібно натиснути “Додати” у правому верхньому куті та обрати “Генератор сеансів”

Заповнити форму додання сеансів

Подія - обрати подію з випадаючого списку ( у списку відображаються події, створені через вкладку Події);
Група місць - обирається зі списку, поле обов’язкове для заповнення, неможливо додати кілька подій на один час і місце;
Час початку сеансу - час для початку сеансу, можна ввести вручну у форматі ГГ:ХВ, або обрати натиснувши на іконку в полі вводу. Якщо буде обрано більше одного дня для показу сеансів, то час початку буде однаковим для кожного з цих днів;
Час закінчення сеансу - час для закінчення сеансу, можна ввести вручну у форматі ГГ:ХВ, або обрати натиснувши на іконку в полі вводу. Останній сеанс формується з розрахунком на те, щоб час закінчення останнього сеансу не перевищував вказаний час закінчення;
Дні показу - можна обрати будь-яку кількість але не менше одного дня.
Сформовані сеанси відображатимуться у загальному списку сеансів у вкладці “Сеанси”.
Якщо створити сеанс, який збігається по часу або місцю проведення з уже існуючим, відобразиться вікно зі списком перетинів

У вкладці Ціновий шаблон можна додати шаблон, натиснувши кнопку “Завантажити шаблон” та обрати з існуючих. Або додати новий, натиснувши кнопку “Додати” та заповнивши поля

Цінові шаблони

У вкладці “Цінові шаблони” можна створити шаблони цін для сеансів подій. Ціновий шаблон потрібний для того, щоб вказати які ціни будуть актуальні для певного проміжку часу, днів тижня та певної групи залів.
Для того, щоб створити ціновий шаблон, потрібно попередньо створити групу днів тижня та групу залів, які будуть використовуватися при створенні Цінового шаблону.

Створення "Групи днів тижня"

Для того, щоб створити групу днів тижня, потрібно натиснути “Додати” у правому верхньому куті екрану, обрати “Групи днів тижня”

У вікні, що з’явилося натиснути кнопку додання (плюсик)

• 

Заповнити форму додання нової групи: вказати назву (обов’язкове для заповнення поле) та обрати дні показу з випадаючого списку, днів можна обрати будь яку кількість, але не менше одного. Натиснути “Готово”

Створення "Групи залів"

Для того, щоб створити групу залів, потрібно натиснути “Додати” у правому верхньому куті екрану, обрати “Групи залів”

У вікні, що з’явилося натиснути кнопку додання (плюсик)

• 

Заповнити форму додання нової групи: вказати назву (обов’язкове для заповнення поле) та обрати зали з випадаючого списку,залів можна обрати декілька, але не менше одного. Натиснути “Готово”.

Створення Цінового шаблону

Для того, щоб створити шаблон потрібно натиснути кнопку “Додати” у верхньому правому куті та обрати “Створити шаблон”

Заповнити форму додання шаблону

Вказати назву - обов’язкове для заповнення поле;
Натиснути кнопку “Додати” (плюсик)
Обрати Дні тижня з випадаючого списку, у списку відображатимуться групи днів тижня, створені раніше;
Обрати Групу залів з випадаючого списку, у списку відображатимуться групи залів, створені раніше;
Вказати початок та закінчення часу дії шаблону у форматі ГГ:ХВ.

Зони обслуговування

Даний розділ дозволяє проставити зони обслуговування для користувачів. Розташування розділу: Фронт-офіс → Зони обслуговування

У верхній частині таблиці відображаються Місця надання послуг (Зали). Та одна або кілька Зон обслуговування, на які розділяється Зал:

У лівій частині таблиці відображається список усіх користувачів

Основна частина таблиці представлена у вигляді чекбоксів, у яких галочками проставляється доступ певного користувача до Зон обслуговування:

• 
  - користувач має доступ до зони;
  
• 
  - користувач не має доступу до цієї зони

Бек-офіс. Робота з документами

Замовлення постачальнику

Замовлення постачальнику - це документ, за допомогою якого можна сформувати замовлення постачальнику.
Вкладка “Замовлення постачальнику” являє собою список усіх замовлень з наступними даними про ці замовлення:
-статус оплати
-дата та час створення
-підприємство
-номер замовлення
-постачальник
-сума замовлення
-коментар

У шапці таблиці відображаються кнопки для фільтрування та сортування

• 

Фільтри

Для фільтрування даних у колонках з числовими значеннями існують наступні варіанти фільтрів:
-рівно
-не дорівнює
-в межах
-за межами
-більше
-менше
-більше чи рівно
-менше або дорівнює

Для фільтрування даних у колонках з текстом існують наступні варіанти фільтрів:
-рівно
-не дорівнює
-починається з
-закінчується
-містить
-не містить

В полі "Оплата" відображається статус оплати:
-не оплачений - поле пусте;
-часткова оплата - часткове заповнення зеленого кружечка;
-повна оплата - значок зеленого кружечка відображається з повною заповненістю.

Створення замовлення постачальнику

Для того, щоб створити нове замовлення постачальнику потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті

Далі заповнити форму створення нового замовлення

• 

Підприємство – вказуємо на яке з наших підприємств йде закупівля товару, обов'язкове поле;
Постачальник – вказуємо від кого йде товар; при вводі даних, спрацьовує динамічний пошук і у списку відображаються додані раніше постачальники; якщо постачальник новий, його можна додати натиснувши кнопку шестерні та заповнивши форму у вікні, що з‘явилося; поле обов'язкове для заповнення;
Номер - формується автоматично, за необхідності можна ввести самостійно, але номер замовлення не може дублюватися з номером замовлень, створених раніше; поле обов’язкове до заповнення;
Дата - по дефолту відображається дата та час заповнення форми; при необхідності запланувати замовлення дату та час можна ввести вручну; поле обов'язкове до заповнення
Сума, Сума ПДВ, Сума без ПДВ - поля заповнюються автоматично відповідно до позицій, доданих у замовлення.
Додати позиції у замовлення можна двома способами: за допомогою сканеру штрихкодів

Або натиснути кнопку “Додати”, в нижній частині вікна відобразиться таблиця товарів, яку потрібно заповнити

Номенклатура - щоб знайти потрібний товар, потрібно почати вводити назву товару, спрацьовує динамічний пошук, зі списку пошуку обрати потрібний товар; або натиснути кнопку лупи та обрати товар зі списку і вікні, що з’явилося. Після обрання товару, його можна редагувати, якщо виникла така необхідність;
Од. виміру, Вага од. виміру - підтягуються автоматично з обраного товару;
Кількість - вказуємо потрібну нам кількість обраного товару;
%ПДВ - обираємо потрібний варіант податку;
Ціна- вводимо ціну або ціну без ПДВ, поля Сума та Сума без ПДВ заповняться автоматично.
Для створення замовлення, додані позиції повинні бути збереженими. Збережені позиції відображаються сірим, не збережені - зеленим. Позиції автоматично зберігаються після додання кількості.

Створене замовлення можна роздрукувати, натиснувши кнопку “Надрукувати”. У вікні, що з’явилося, можна обрати варіант шаблону та перейти до друку.

Вкладка "Документи"

До створеного замовлення можна відразу додати прибуткову накладну, оформити видаток по замовленню, повернення постачальнику, грошове надходження після повернення та підібрати аванс. Вкладку “Документи” можна умовно розділити на дві частини: накладні та оплати

Додання прибуткової накладної Для того, щоб додати прибуткову накладну до створеного замовлення, потрібно натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті та обрати “Прибуткова накладна”

Відкриється вікно з формою прибуткової накладної. Дані у цю форму автоматично підтягнуться зі створеного замовлення. Оформити прибуткову накладну можна не на все замовлення, а частково. Якщо замовлення прибуло не повністю, а лише частково, позиції, що не прибули можна видалити зі списку прибуткової накладної

При наступному доданні прибуткової накладної, позиції що не потрапили у попередню накладну автоматично підтягнуться в нову. Так у таблиці з накладними будуть відображатися усі накладні, що відносяться до цього замовлення

У колонці “Дії” відображаються наступні можливі дії з накладною:

1.Накладна не проведена, її можна провести, натиснувши на цю кнопку;
2.Редагування накладної;
3.Видалення накладної;
4.Накладна проведена, відмінити проведення можна натиснувши цю кнопку, лише для проведених накладних можна оформити повернення постачальнику;
5.Повернення постачальнику
Повернення постачальнику Для того, щоб оформити повернення постачальнику потрібно натиснути кнопку повернення у колонці “Дії” проведеної накладної

або  натиснути кнопку “Додати” у правому верхньому куті та обрати “Повернення постачальнику”

Документ "Повернення постачальнику" відображатиметься з кодом "ПП" у списку документів верхньої таблиці:

Видаток Після того, як була оформлена та проведена прибуткова накладна на основі цієї накладної можна оформити Видаток.
Для того, щоб оформити видаток по накладній потрібно натиснути кнопку Додати над нижньою таблицею:

Обрати зі списку "Видаток"

Відкриється документ "Видаток". Постачальник, підприємство та сума у документ підтягуються автоматично з прибуткової накладної. Всі інші дані відображаються по замовчувнню для даного виду документу, за необхідності їх можна змінити.

Документ можна відразу зберегти та провести, або за необхідності внести зміни перед збереженням.
Після того, як документ видатку буде проведено біля замовлення відображатиметься відповідний значок оплати, в залежності від кількості оплати

Відправка замовлення постачальнику

Дозволяє одразу відправити замовлення на E-Mail постачальника.

Налаштування Gmail

Налаштування Gmail
Заходимо в Gmail, в правому верхньому кутку шукаємо іконку профіля, тиснемо на нього та дивимосьна модальне вікно.
Далі натимкаємо “Керування акаунтом гугл”.

На аккаунті має бути встановлено 2х факторну автентифікацію.

З сторінки гугл акаунту, в пошуку шукаємо “Паролі застосунків” та натискаємо на цей пункт.
Після натискання Вас попросить ще раз ввести пароль від акаунту для авторизації.

Наступним кроком Вас попросять ввести назву застосункудля для якого Ви хочете використовувати розсилку. В поле можна внести любу назву.

Після цього Ви отримаєте пароль для доступу Вашого застосунку до Вашої електронної пошти для відправки повідомлень (одразу збережіть його так як після закриття вікна він вже буде не доступний та повторний перегляд його неможливий.

Налаштування Ukr.Net

Налаштування Ukr.Net
Перейдемо на сторінку поштової скриньки ukr.net і в правому верхньому кутку натиснемо на іконку меню.

Оберемо пункт “Керування IMAP-доступом”.

Далі увімкнемо налаштування “Доступ до зовнішніх програм”.

Наступним кроком потрібно буде придумати назву програми та натиснути на кнопку створитипароль.

Збережемо отриманий пароль.

В кінці перейдемо допотрібного підприємства та скажемо нашу пошту з наступними параметрами:

Домен - smtp.ukr.net Порт - 465 Захисний токен - SSL

Налаштування WD

Налаштування підприємства

Відкрити:
Довідники -> Підприємства 

Обрати підприємство від імені якого буде відправлено лист. Відкрити вкладку “Електронна пошта”.

Далі вставити свій E-Mail для відправки повідомлень у вказані поля, а також в поле пароль вставити пароль отриманий від gmail
(поля “Домен” та “Порт” не чіпаємо та як вони вже налаштовані для відправкичерез gmail).

Налаштування компанії (Контрагента)

Відкрити:
Довідники -> Компанії -> Контрагенти 

Відкрити вкладку "Адреси,Телефони" та встановимо пошту длякомпанії-постачальника.
Внести електронну адресу в полі “E-mail”.

Функціонал відправки

Далі перейдемо в Бекофіс та створимо Замовлення постачальнику, де в підприємстві вкажемо те якому ми налаштували відправку повідомлень через пошту,а в постачальника вкажемо ту компанію, якій вказали електронну пошту на яку відправлятимемо звіт.

Обриєм шаблон звіту для відправки. УВАГА! При натисненні на шаблон він відразу відправить повідомлення на пошту постачальнику.
Файл буде підписаний як “Замовлення від НАЗВА_ПІДПРИЄМСТВА”.
Перед відправленням рекомендовано натиснути кнопку “Надрукувати” в документі та перевірити дані. Постачальник отримує лист з замовленням в форматі .pdf.

Документ «Прибуткова накладна»

Прибуткова накладна є документом, за допомогою якого товари (ТМЦ) прибуткують на склад. Це може бути як звичайне надходження нового товару, так і, наприклад, введення  початкових залишків.

Вікно прибуткових накладних являє собою список документів які мають реквізити: Дата та час створення документу, номер документу, постачальник, одержувач, сума документу, коментар, та поле дія.

На полях реквізитів є кнопки упорядковування списку від більшого значення до меншого та кнопка пошуку за якимось конкретним значенням

В полі Дія видно чи документ проведений. Якщо галочка синього кольору, то документ проведений і його неможна видалити. Якщо ж документ буде не проведений, то галочка буде сірого кольору і буде активний червоний хрестик для видалення документу . Тільки не проведений документ може видалятись!

Створення нової прибуткової накладної

Щоб створити прибуткову накладну потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана

Далі заповнюємо реквізити документа

Підприємство – вказуємо на яке з наших підприємств йде закупівля товару, обов'язкове поле.
Постачальник – вказуємо від кого йде товар (якщо постачальник новий – заводимо його в довіднику «Компанії»), поле обов'язкове для заповнення.
Одержувач – вказуємо на який з наших складів йде прихід товару, обов'язкове поле.
Дата – вказуємо дату приходу, обов'язкове поле.
Після того як вказали всі реквізити документу переходимо до самих товарі приходу. Додаємо їх в табличну частину документу за допомогою кнопки плюс.

Після натискання, в табличній частині, з’являється рядок в якій ми маємо підтягнути товар з номенклатури. Підтягувати товар можна двома методами:
Динамічний пошук - вписуючи назву товару в рядок з назвою програма сама буде знаходити потрібне та пропонувати варіанти вибору.
Пошук по довіднику Номенклатура - натиснувши в рядку з назвою значок «лупа». Після натискання відкривається довідник номенклатури і ми самостійно шукаємо необхідний товар та додаємо його в документ.

Після додавання товару в документ вказуємо кількість яка приходить в тих одиницях виміру в яких ведемо облік даного товару. Потім вказуємо або ціну або суму. Щоб документ вступив в силу його необхідно провести! Якщо необхідно відредагувати документ необхідно зробити відміну проведення!

Видаткові накладні

Видаткова накладна — це документ, який підтверджує факт передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи до іншої, від постачальника до покупця або від покупця постачальнику у разі оформлення Повернення постачальнику. 

Вікно видаткових накладних являє собою список документів які мають реквізити:
- Дата та час створення документу.
- Номер документу.
- Постачальник.
- Одержувач.
- Сума документу.
- Коментар.
- Поле дія.

На полях реквізитів є кнопки упорядковування списку від більшого значення до меншого та кнопка пошуку за якимось конкретним значенням

В полі Дія видно чи документ проведений. Якщо галочка синього кольору, то документ проведений і його неможна видалити. Якщо ж документ буде не проведений, то галочка буде сірого кольору і буде активний червоний хрестик для видалення документу . Тільки не проведений документ може видалятись!

Створення нової видаткової накладної

Щоб створити видаткову накладну потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана

Далі заповнюємо реквізити документа

Підприємство – вказуємо з якого з наших підприємств йде видача товару, обов'язкове поле.
Постачальник – в даному документі постачальником виступає один з наших складів, обов'язкове поле.
Одержувач – вказуємо компанію одержувача, обов'язкове поле.
Дата – вказуємо дату документу, обов'язкове поле.
Після того як вказали всі реквізити документу переходимо до самих товарів видаткової. Додаємо їх в табличну частину документу за допомогою кнопки плюс

Після натискання, в табличній частині, з’являється рядок в якій ми маємо підтягнути товар з номенклатури. Підтягувати товар можна двома методами:
Динамічний пошук - вписуючи назву товару в рядок з назвою програма сама буде знаходити потрібне та пропонувати варіанти вибору.
Пошук по довіднику Номенклатура - натиснувши в рядку з назвою значок «лупа». Після натискання відкривається довідник номенклатури і ми самостійно шукаємо необхідний товар та додаємо його в документ.
Після підтягування товару в накладну з’явиться вікно в якому буде вказана кількість та закупівельна ціна яка числиться на вказаному складі. Якщо було декілька різних партій приходу вказаного товару, то програма покаже всі партії які є на даний час.

Далі необхідно вказати в полі Кількість скільки ми бажаємо видати цього товару та натиснути кнопку плюс щоб додати це в документ. Щоб документ вступив в силу його необхідно провести! Якщо необхідно відредагувати документ необхідно зробити відміну проведення!

Створення документу "Повернення постачальнику"

Щоб створити документ "Повернення постачальнику" потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана та обрати "Повернення постачальнику" зі спсику:

Далі заповнюємо реквізити документа:

Підприємство – вказуємо з якого з наших підприємств йде повернення товару, обов'язкове поле.
Постачальник – в даному документі постачальником виступає один з наших складів, на який був прихід товару, який ми плануємо повернути; обов'язкове поле.
Одержувач – вказуємо компанію одержувача, на яку ми оформляємо повернення; обов'язкове поле.
Дата – вказуємо дату документу, обов'язкове поле.
Після того як вказали всі реквізити документу переходимо до самих товарів повернення. Додаємо їх в табличну частину документу за допомогою кнопки плюс:

Після натискання, в табличній частині, з’являється рядок в якій ми маємо підтягнути товар з номенклатури.

Підтягувати товар можна двома методами:
Динамічний пошук - вписуючи назву товару в рядок з назвою, програма сама буде знаходити потрібне та пропонувати варіанти вибору.
Пошук по довіднику Номенклатура - натиснувши в рядку з назвою значок «лупа». Після натискання відкривається довідник номенклатури і ми самостійно шукаємо необхідний товар та додаємо його в документ.
Після підтягування товару в накладну з’явиться вікно, в якому буде вказана кількість та закупівельна ціна яка числиться на вказаному складі від даного постачальника. Якщо було декілька різних партій приходу вказаного товару від цього постачальника, то програма покаже всі партії які є на даний час.

Далі необхідно вказати в полі Кількість скільки ми бажаємо повернути цього товару та натиснути кнопку плюс щоб додати це в документ. Щоб документ вступив в силу його необхідно провести! Якщо необхідно відредагувати документ необхідно зробити відміну проведення!

Документ «Переміщення»

Документ Переміщення – це документ призначений для оформлення передачі товарів між різними складами у рамках одного підприємства.

Вікно накладних переміщення являє собою список документів які мають реквізити:
- Дата та час створення документу.
- Номер документу.
- Постачальник.
- Одержувач.
- Сума документу.
- Коментар.
- Поле дія.

На полях реквізитів є кнопки упорядковування списку від більшого значення до меншого та кнопка пошуку за якимось конкретним значенням

В полі Дія видно чи документ проведений. Якщо галочка синього кольору, то документ проведений і його неможна видалити. Якщо ж документ буде не проведений, то галочка буде сірого кольору і буде активний червоний хрестик для видалення документу . Тільки не проведений документ може видалятись!

Створення нової накладної переміщення

Щоб створити прибуткову накладну потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана

Далі заповнюємо реквізити документа

Підприємство – вказуємо в рамках якого з наших підприємств йде переміщення товару; обов'язкове поле.
Постачальник – в даному документі постачальником виступає один з наших складів з якого переміщується товар; обов'язкове поле.
Одержувач – в даному документі одержувачем виступає один з наших складів на який переміщується товар; обов'язкове поле.
Дата – вказуємо дату документу; обов'язкове поле.
Після того як вказали всі реквізити документу переходимо до самих товарі переміщення. Додаємо їх в табличну частину документу за допомогою кнопки плюс

Після натискання, в табличній частині, з’являється рядок в якій ми маємо підтягнути товар з номенклатури. Підтягувати товар можна двома методами:
Динамічний пошук - вписуючи назву товару в рядок з назвою програма сама буде знаходити потрібне та пропонувати варіанти вибору.
Пошук по довіднику Номенклатура - натиснувши в рядку з назвою значок «лупа». Після натискання відкривається довідник номенклатури і ми самостійно шукаємо необхідний товар та додаємо його в документ.
Після підтягування товару в накладну з’явиться вікно в якому буде вказана кількість та закупівельна ціна яка числиться на вказаному складі. Якщо було декілька різних партій приходу вказаного товару, то програма покаже всі партії які є на даний час.

Якщо товару немає на залишках з’явиться повідомлення про відсутність вказаного товару

Щоб додати товар в документ необхідно вказати в полі Кількість скільки ми бажаємо видати цього товару та натиснути кнопку плюс. Щоб документ вступив в силу його необхідно провести! Якщо необхідно відредагувати документ необхідно зробити відміну проведення!

Документ «Списання»

Списання – це документ для відмінусування залишків товарів зі складу в результаті порчі або іншої фізичної втрати. Списанню підлягають матеріальні цінності як такі, що не придатні для подальшого використання.

Вікно накладних списання являє собою список документів які мають реквізити:
- Дата та час створення документу.
- Номер документу.
- Постачальник.
- Одержувач.
- Сума документу.
- Коментар.
- Поле дія.

На полях реквізитів є кнопки упорядковування списку від більшого значення до меншого та кнопка пошуку за якимось конкретним значенням

В полі Дія видно чи документ проведений. Якщо галочка синього кольору, то документ проведений і його неможна видалити. Якщо ж документ буде не проведений, то галочка буде сірого кольору і буде активний червоний хрестик для видалення документу . Тільки не проведений документ може видалятись!

Створення нового списання

Щоб створити списання потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана

Далі заповнюємо реквізити документа

Підприємство – вказуємо в рамках якого з наших підприємств йде списання товару.
Постачальник – в даному документі постачальником виступає один з наших складів з якого списується товар.
Одержувач – в даному документі одержувачем виступає системний склад «*Списання».
Дата – вказуємо дату документу.
Після того як вказали всі реквізити документу переходимо до самих товарі які списуються. Додаємо їх в табличну частину документу за допомогою кнопки плюс.

Після натискання, в табличній частині, з’являється рядок в якій ми маємо підтягнути товар з номенклатури. Підтягувати товар можна двома методами:
Динамічний пошук - вписуючи назву товару в рядок з назвою програма сама буде знаходити потрібне та пропонувати варіанти вибору.
Пошук по довіднику Номенклатура - натиснувши в рядку з назвою значок «лупа». Після натискання відкривається довідник номенклатури і ми самостійно шукаємо необхідний товар та додаємо його в документ.
Після підтягування товару в накладну з’явиться вікно в якому буде вказана кількість та закупівельна ціна яка числиться на вказаному складі. Якщо було декілька різних партій приходу вказаного товару, то програма покаже всі партії які є на даний час.

Щоб додати товар в документ необхідно вказати в полі Кількість скільки ми бажаємо списати цього товару та натиснути кнопку плюс. Щоб документ вступив в силу його необхідно провести! Якщо необхідно відредагувати документ необхідно зробити відміну проведення!

Реалізація та виробництво

Документ "Виробництво" – документ про виготовлення продукції.

Створення нового документу "Виробництво"

Щоб створити новий документ "Виробництво" потрібно натиснути кнопку плюс, в правому верхньому куті екрана

Обрати "Виробництво" зі списку:

Документ виробництва має дві вкладки:
- Основне – заповнюються реквізити документа та додаються страви, які були виготовлені.

Необхідно заповнити реквізити документа:
Підприємство – вказуємо в рамках якого з наших підприємств йде виробництво продукції.
Постачальник – в даному документі постачальником виступає один з наших складів з якого списується товар.
Одержувач – в даному документі одержувачем виступає один з наших складів, на який буде приходити вироблена продукуція. Склад Одержувач і склад Постачальник може бути один і той самий склад
Номер - номер документу, заповнюється автоматично
Дата – вказуємо дату документу.
Сума - сума виробництва, заповнюється автомматично після додання продукції та збереження документа, заповнюється на основі ціни тарифної позиції.
Після того як вказали всі реквізити документу переходимо до самої продукції, яка буде вироблена. Додаємо їх в табличну частину документу за допомогою кнопки плюс.

Після натискання, в табличній частині, з’являється рядок в який ми маємо підтягнути продукцію з номенклатури. Підтягувати продукцію можна двома методами:
Динамічний пошук - вписуючи назву товару в рядок з назвою програма сама буде знаходити потрібне та пропонувати варіанти вибору.
Пошук по довіднику Номенклатура - натиснувши в рядку з назвою значок «лупа». Після натискання відкривається довідник номенклатури і ми самостійно шукаємо необхідний товар та додаємо його в документ.
Після підтягування продукції в документ з’явиться вікно в якому буде вказана ціна тарифної позиції, яка створена на основі даної продукції.

Щоб додати товар в документ необхідно просто натиснути кнопку плюс.
Виробництво може бути здійснене лише з Продукції, а також необхідно, щоб була створена тарифна позиція по даній Продукції.
Одиниця виміру та вага одиниці виміру підтягуються з вказаної тарифної позиції та не доступні для редагування
Щоб документ вступив в силу його необхідно провести! Якщо необхідно відредагувати документ необхідно зробити відміну проведення!
Вкладка "Товари" – у даній вкладці відображаються товари, які списуються згідно калькуляційних карт. Список товарів відображається лише після проведення документу

У таблиці відображається основна інформація про товари, які були списані: їх кількість, ціна ( вказується остання закупівельна) та ін.

Вікно документів реалізації та виробництва - являє собою список документів які мають реквізити:
- Дата та час створення документу.
- Номер документу.
- Постачальник.
- Одержувач.
- Сума документу.
- Коментар.
- Поле дія.

На полях реквізитів є кнопки упорядковування списку від більшого значення до меншого та кнопка пошуку за якимось конкретним значенням

В полі Дія видно чи документ проведений. Якщо галочка синього кольору, то документ проведений і його неможна видалити. Якщо ж документ буде не проведений, то галочка буде сірого кольору і буде активний червоний хрестик для видалення документу . Тільки не проведений документ може видалятись!

Налаштування вивантаження реалізації з POS модуля

Для коректної роботи вивантаження реалізації з POS модуля, перед початком роботи необхідно налаштувати вивантаження.
Крок №1 - Налаштування кас
Для налаштування або створення нових кас у Веб WorkDesk необхідно:
Перейти: Налаштування → Адміністрування → Підприємство

Обрати підприємство. Важливо! Для усіх підприємств, які задіяні в роботі повинна бути заведена каса для кожного типу оплат (Готівка/Безготівка). Якщо каса для якогось з підприємств або для якогось з типів оплат не заведена, то відповідно і документ вивантаження по цьому підприємству / типу оплат не сформується.
У вікні підприємства перейти на вкладку "Каси" та натиснути кнопку "Плюс" для додання нової каси.

У вікні додання каси вказати:

• Назва каси
  
• Відмітити чи готівкова буде каса. Якщо каса безготівкова після створення у режимі редагування до неї можна буде додати рахунки
  
• Обов'язково вказати валюту, у якій буде проводитись робота
  

Крок №1 - Налаштування вивантаження
Вивантаження налаштовується для кожного терміналу окремо. Для налаштування вивантаження у Веб WorkDesk необхідно:
Перейти: Налаштування → Система → Налаштування терміналів

Обрати термінал і у вікні терміналу перейти на вкладку "Налаштування вивантаження"

У самій вкладці обрати необхідні конфігурації. Для кожної конфігурації при формуванні реалізації по зміні сформується окремий документ Реалізації та гршових надходжень у вкладці Гроші. Після усіх налаштувань можна переходити до завантаження Реалізації, описаного у наступному пункті.

Для відображення списку підмін при формуванні реалізації має бути ввімкнене налаштування (Режим списання в мінус (реєстр налаштувань-фронт овіс-склад))

Список змін

Список змін — це розділ, де містяться всі зміни, які були завершені через POS. Для формування зміни натискаємо кнопку «Сформувати» поруч з обраною зміною або вибираємо кілька змін одночасно та генеруємо продажі для кожної зі змін

Після натискання кнопки «Сформувати» з’являється вікно, в якому ви можете вибрати документи та підприємства з випадаючого списку. Для цього необхідно вказати підприємство, тип документа по складу та статтю витрат. Крім того, є можливість вибрати документи для обліку грошових коштів, вказавши підприємство, касу та статтю руху грошових коштів. Після заповнення всіх необхідних полів натискаєте «Готово».

Після того як зміна буде сформована, продажі по ній перейдуть до розділу «Реалізація та виробництво». Документи сформуються та проведуться автоматично.

Вкладка документа "Основне" - відображає продані за зміну страви, їх кількість, ціну та суму.

Вкладка документа "Товари" - відображає, що саме було списано і в якій кількості згідно калькуляційних карт страв з вкладки Основне.

Розпровести сформовану зміну

Щоб розпровести зміну, у фільтрі обираємо «Сформовані», ставимо чекбокс біля потрібної зміни та обираємо дію «Видалити». Це видалить усі пов’язані документи та зробить зміну несформованою.

Автоматичне формування змін

Наразі в системі доступне автоматичне формування змін у бек-офісі. Це означає, що після активації відповідного налаштування всі зміни будуть формуватись автоматично в заданий час.
Щоб увімкнути цю функцію, перейдіть до: Налаштування → Реєстр налаштувань → Фронт-офіс → Склад

У полі «Використовувати автоматичне формування змін» поставте чекбокс «Так»

У полі «Час автоматичного формування змін» оберіть бажаний час

Натисніть «Зберегти»
Після цього всі зміни у бек-офісі будуть формуватись автоматично відповідно до обраного часу.

Обробка

Обробка – це процес підготовки товарів до продажу, який включає в себе різні етапи, залежно від виду товару.  

- Обробка мяса — це процес обробки туш (наприклад, худоби чи птиці), який включає їх розрізання на частини (стейки, котлети тощо), видалення внутрішніх органів, обробку м'яса для подальшої реалізації чи переробки.

- Обробка риби — це розділка риби, яка включає обробку туші: відокремлення голови, плавників, видалення нутрощів, нарізка на філе.

Налаштування

В обробці приймає участь лише товар.

В номенклатурі має бути основний товар, та товар на які розкладається основний.

1. Основний товар.
2. Складові основного.

Для додання складових до основного

Фронт - Офіс → Номенклатура → Товар → Склад (вкладка)

В блоці обробка натиснути на кнопку "плюс" та додати необхідні складові.

Доступні поля:
- Товар (фільтр пошук).
- Відсоток відходу.
- "Не поширювати ціну та суму основного товару на дану позицію" - При встановленні відмітки на певну позицію ця позиція буде списана а її ціна розподілена по іншим складовим.

В основному блоці доступно:
- Видалення позицій.
- Редагування % розділення (Рекомендований % з можливісю його зміни).
- Проставлення признаку "Списувати".

Функціонал

Бек - Офіс → Обробка 

Натиснути + для створення нового документу

Документ має наступні поля:
- Підприємство (Підприємство по якому створюється документ).
- Постачальник (Склад з якого буде взятий основний товар).
- Одержувач (Склад на який буде переміщено складові основного товару).
- Номер (Номер документу, заповнюється автоматично зі змогою зміни).
- Дата (Дата створення документу).
- Сума (Сума собівартості основних товарів).
- Коментар.

Має дві вкладки:
"Основне" - Основні товари.
"Оброблене" - Товари що отримали в процессі обробки.

В вкладку "Основне" необхідно додати всі товари які будуть оброблюватись натиснувши на кнопку "плюс"

Кнопка "Обробка" - обробить всі товари згідно правил які були заповнені в Фронт - Офіс → Номенклатура → Товар → (вкладка) Склад, й відобразяться на вкладці "Оброблене"

На даній вкладці достіпні поля для коригування:
- Списання (Якщо навпроти позиції стоїть ця відмітка то собівартість цієї позиції буде перенесена на інші позиції)
- Кількість (Дозволяє коригувати вагу отриманого товару. Важливо: Якщо буде повторно натиснена кнопка "Обробка" всі ручні зміни буде втрачено, а товари перераховано по формулі)
- Термін придатності.

Кнопка "Провести" - Спише з складу вказану кількість основних товарів й покладе на склад вказану кількість обробленого товару.

Документ «Інвентаризація»

Інвентаризація – це процес, в ході якого працівники торгової точки порівнюють фактичну кількість товарів на полицях або на складі з тим, яке відображено в програмі.

Вікно документів інвентаризації являє собою список документів які мають реквізити:
- Дата та час створення документу.
- Номер документу.
- Постачальник.
- Одержувач.
- Сума документу.
- Коментар.
- Тип інвентаризації.
- Поле дія.

На полях реквізитів є кнопки упорядковування списку від більшого значення до меншого та кнопка пошуку за якимось конкретним значенням

В полі Дія видно чи документ проведений. Якщо галочка синього кольору, то документ проведений і його неможна видалити. Якщо ж документ буде не проведений, то галочка буде сірого кольору і буде активний червоний хрестик для видалення документу . Тільки не проведений документ може видалятись!

Створення нової інвентаризації

Щоб створити нову інвентаризацію потрібно натиснути кнопку плюс, в правому куті екрана

Далі заповнюємо реквізити документа та обираємо тип інвентаризації.

Підприємство – вказуємо в рамках якого з наших підприємств проводиться інвентаризація.
Склад – по якому складу робиться інвентаризація.
Дата – вказуємо дату та час на який створюється інвентаризація. Це важливе поле адже після проведення інвентаризації залишки по вказаному складу на вказану дату та час стануть такі які ви вкажете у полі фактичного залишку.
Тип інвентаризації - (кнопка Повна або галочка Часткова).
Часткова – вказуємо лише в тому випадку коли потрібно проінвентаризувати або «підігнати» залишки по конкретних товарах не весь склад.
Повна – інвентаризація всього вибраного складу.

Якщо часткова, то потрібно поставити галочку Часткова та за допомогою кнопки плюс додавати в документ необхідні товари

Якщо повна, то натискаємо кнопку Повна та обираємо як саме нам потрібно заповнити документ товарами з вказаного складу

Виводити товари з нульовим залишком – додає товари яких на залишку по програмі немає але колись числились на складі.
Не заповнювати поле фактичного залишку – в полі фактичний залишок (Кількість) будуть нулі, інакше буде відображатись те ж саме, що й в полі залишок (по програмі).
Коли таблиця товарів заповнена заповнюється поле Кількість, це й буде фактичний залишок на складі

Важливо! Якщо при повній інвентаризації якісь позиції будуть видалені вручну, тоді залишки по цій позиції будуть обнулені.

Якщо у вас на складі є якісь порції напівфабрикатів і їх також потрібно врахувати, то їх потрібно додати у вкладку Напівфабрикати

Додаються вони за допомогою кнопки плюс і потім проставляється їх кількість. Коли всі напівфабрикати додані натискаємо кнопку Розрахувати матеріали.

Після розрахунку матеріалів, кількість товарів які були використані у напівфабрикатах, відображаються у полі Кількість ПФ та будуть враховані в залишках по складу після проведення документу.

Надлишки та нестачі

Звіт "Надлишки та нестачі" відображається безпосередньо в процесі інвентаризації.
Для того, щоб знайти цей звіт, необхідно натиснути кнопку "Надрукувати".

З переліку обрати потрібний звіт.

Цей звіт показує назву товару, різницю між фактичним і обліковим залишком, а також суму надлишку чи нестачі.

Розділ "Гроші"

У розділі "Гроші" формуються та зберігаються усі документи, що стосуються руху грошових коштів - документи про видатки, надходження та переміщення грошових коштів.

Для створення нового документа натисніть кнопку «Додати» у правому верхньому куті та оберіть потрібний вам документ.

Документ "Видаток"

Видаток – документ, який фіксує витрату грошових коштів з каси або банківського рахунку підприємства.
Для створення документа «Видаток» необхідно заповнити реквізити документа:

• Підприємство — вказуємо, в рамках якого з наших підприємств йде видаток.
• Операція — обираємо операцію, за якою здійснюється видаток.
• Каса/Банк — вказуємо, звідки йде видаток (каса чи банк).
• Рахунок — обираємо рахунок, з якого буде здійснено видаток.
• Дата — вказуємо дату документа (зазвичай це поточна дата, якщо інше не вимагається).
• Сума — заповнюється автоматично після додавання продукції та збереження документа.
• Стаття руху грошових коштів - куди саме спрямовуються кошти.
• Одержувач - вказується особа або організація, які отримують кошти. Це може бути постачальник, співробітник або інша сторона, що має отримати грошові кошти.
• Підстава - вказує на підставу для здійснення видатку. Підставою можуть бути документи, що підтверджують необхідність витрат. Для формування “підстави” натискаємо кнопку “додати” у правому куті.

Обираємо потрібний документ з переліку.
Після заповнення всіх реквізитів, обов'язково проводимо документ, натискаючи кнопку «Провести».

Документ "Надходження"

Надходження — це документ, який відображає надходження грошових коштів на рахунки підприємства або в касу, а також переміщення коштів між різними рахунками.
Для створення документа «Надходження» натискаємо кнопку «Додати» у правому верхньому куті та обираємо потрібний документ.

Заповнюємо всі реквізити документа:

• Підприємство — вказуємо підприємство, на рахунок якого або в касу якого надходять кошти.
• Операція — вибираємо операцію, яка здійснюється при надходженні коштів.
• Каса/Банк — вказуємо, чи надходять кошти в касу, чи на банківський рахунок підприємства.
• Рахунок — обираємо рахунок, на який надходять кошти.
• Стаття руху грошових коштів — вибираємо відповідну статтю, що вказує на причину надходження коштів.
• Покупець — вказуємо контрагента, від якого надійшли кошти.
• Дата — вказуємо дату, коли відбулося надходження коштів.
• Підстава — вказуємо підставу для надходження коштів. Обираємо потрібний документ через кнопку "Додати". Та обов'язково вказуємо суму в доданому документі.

Після заповнення всіх реквізитів, обов'язково проводимо документ, натискаючи кнопку «Провести».

Документ "Переміщення"

Переміщення - це документ, який використовується для відображення переміщення коштів або матеріальних ресурсів між різними підприємствами або рахунками.
Для створення документа «Переміщення» натискаємо кнопку «Додати» у правому верхньому куті та обираємо потрібний документ.

Заповнюємо реквізити документа:

• Підприємство — вказуємо підприємство, від якого здійснюється переміщення коштів або матеріальних цінностей.
• Операція — обираємо тип операції, що виконується.

По ліву сторону документа заповнюємо дані про джерело переміщення:

• Підприємство— вказуємо підприємство, з якого відбувається переміщення.
• Рахунок— обираємо рахунок, з якого кошти або матеріали будуть переміщені.

По праву сторону документа заповнюємо дані про місце отримання:

• Підприємство — вказуємо підприємство, на яке буде переміщено кошти або матеріали.
• Рахунок — обираємо рахунок, на який надходитимуть кошти або матеріальні цінності.

Якщо переміщення здійснюється між підприємствами, і необхідно використовувати оплату для інших підприємств, ставимо відмітку в чекбоксі «Використовувати оплату для інших підприємств».
Після заповнення всіх реквізитів, обов'язково проводимо документ, натискаючи кнопку «Провести»

Документ "Транзакції сейфу"

Транзакції сейфу - це документи, що відображають операції з грошовими коштами, що зберігаються в сейфі підприємства.
Для створення документа «Транзакції сейфу» натискаємо кнопку «Додати» у правому верхньому куті та обираємо потрібний документ.
Для формування транзакцій сейфу, спочатку обираємо період дат, за який потрібно сформувати транзакції.

У табличній частині документа обираємо тип документа, який потрібно сформувати.
Залежно від операції це може бути «Надходження», «Видаток», «Переміщення» або інші документи, що стосуються транзакцій сейфу. Після вибору типу документа натискаємо «Сформувати».
Далі, обираємо правила терміналу, які будуть використані при формуванні документів.

Заповнюємо наступні реквізити:

• Підприємство — вибираємо підприємство, на яке буде оформлено переміщення або іншу транзакцію.
• Одержувач — вказуємо особу або організацію, яка є одержувачем грошових коштів.
• Каса (Надходження ГК) — вибираємо цей комбінований параметр для визначення, з якого рахунку або каси здійснюється операція.
• Стаття руху грошових коштів — вибираємо відповідну статтю для цієї транзакції

Після заповнення всіх реквізитів натискаємо кнопку «Зберегти».

Розділ «Видалені»

Розділ Видалені – це віртуальний смітник видалених документів. З цього розділу можна видалити документ фізично і безповоротно або ж навпаки відновити його.

Вікно видалених документів являє собою список документів які мають реквізити:
- Дата та час створення документу.
- Номер документу.
- Постачальник.
- Одержувач.
- Сума документу.
- Поле дія.

На полях реквізитів є кнопки упорядковування списку від більшого значення до меншого та кнопка пошуку за якимось конкретним значенням

В полі Дія відображено значки фізичного видалення та відновлення докуметів.

Панель керування

Завантаження фото страви за URL

Якщо для тарифної позиції було додано фото по URL, його можна завантажити за допомогою цією функції. Первірити наявність фото за URL можна відкривши: Фронт-офіс → Прейскурант → Тарифні групи → Тарифна позиція → Вкладка "Характеристика"

Для завантаження фото потрібно перейти у панель керування та обрати "Завнтаження фото страви за URL"

Вказати необхідну ширину для фото, та натиснути "Завантажити фото"

Після завантаження у вкладці характеристик тарифної позиції відображатиметься вивантажене фото

Календар

У календарі відображаються всі події, записи, зустрічі, завдання, а також інші важливі елементи, пов'язані з плануванням діяльності, такими як терміни виконання задач, нагадування, зміни в графіку, а також інформація про надання послуг та їх обробку.

Налаштування перед початком роботи з Календарем

Для початку роботи з планером необхідно налаштувати всі глобальні параметри системи. Необхідно перейти до "Налаштування" → "Реєстр налаштувань" → “POS-модуль” → "Надання послуг" і заповнити всі необхідні фільтри.

Додатково створена папка "Інтерфейс", де ви можете налаштувати кольори, які будуть відображати різні статуси та дії. Ці кольорові позначення допомагають чітко і швидко визначати стан певних процесів або елементів у системі.

Налаштування друку

Друк з вебпланеру відбувається через HMS Print Services
- На пк чи сервер де встановлені принтери потрібно встановити сервіс.
- В налаштуванні WD вказати шлях до цього сервісу

Відкрити:
Реєстр налаштувань → Система → Налаштування WEВ → Зовнішні сервіси → PrintService

Налаштування друку

Найменування	Код	Значення
Host сервісу друку StimulSoft	StimulSoftPrintHost	URL сервісу друку StimulSoft

В пристрої додати потрібний принтер, за необхідності його перейменувати

В випадаюсому списку обрати свій принтер, якщо ж потрібниц в списку відсутній то вписати в те поле назву свого принтеру.

Налаштування посад

Налаштування щоб закріпити посади спеціалістів. Для цього в основних налаштуваннях "Надання послуг" до кожного спеціаліста додається посада. Після цього в блоці "Інше" з'являється підказка з назвою посади, яка відображається в полі де потрібно обрати спеціаліста. Клікнувши на це поле, відкривається випадаючий список, де можна вибрати конкретного спеціаліста цієї посади.

Виконавці послуг

Перейдіть до розділу "Довідники" → "Виконавці послуг".
Необхідно створити групу виконавців послуг, для цього введіть назву групи. Потім, перейшовши до групи, натисніть кнопку "+" у правому верхньому куті екрану для створення виконавців.
У картці виконавця заповніть необхідні поля:

• ПІБ — підтягується з переліку персон.
  
• Посада — обирається з раніше створених посад.
  

Також за бажанням можна додати код карти та примітку в закладці додатково

Далі додається графік роботи та створюється індивідуальний графік для кожного виконавця.

Бонусна система

Кожному виконавцю можна встановити особисту бонусту систему. Дані по результатам можна переглянути в звіті "

Звіт для менеджера по зарплаті спеціалістів". Для налаштування необхідно: - Обрати потрібного виконавця.
- ВІдкрити вкладку "Бонусна система".
- Додати потрібні позиції.
- Встановити значення мотивації фіксоване чи в % значенні.
- Втановити період дії (за потреби).
Важливо: Якщо вказана загальна мотивація в блоці "Посадові ставки" та особиста в в вкладці "Бонусна система" то значення будуть сумуватись.

Графік роботи

Перейдіть до розділу "Графік роботи". Тут автоматично з'являться виконавці послуг, і ви побачите графік на місяць.
Щоб створити нову зміну, натисніть навпроти потрібного виконавця та числа, після чого заповніть необхідні поля для налаштування зміни.

Також зверху в таблиці є позначка "Призначення графіку" — це розділ, де відображається вся детальна інформація, яку можна коригувати. Тут налаштовується відрізок часу, дні тижня, які задіяні в графіку, час початку та кінця зміни, а також початок та кінець перерви.

Після цих налаштувань можемо перейти до роботи з розділом “Календар”

Пошук в HMS

Відображення оплачених послуг доданих в HMS

1. Код послуги та зовнішній код мають відповідати id послуги в хмс

Відкрити:
Налаштування → Реєстр налаштувань → POS - Модуль → Надання послуг → HMS синхронізація

Налаштування для відображення оплачених послу

Найменування	Код	Значення
Логін користувача HMS для синхронізації	HMSUserLogin	Вказати логін користувача HMS.
Пароль користувача HMS для синхронізації.	HMSUserPassword	Вказати пароль користувача HMS.
Сервер HMS	SPAHMSServiceHost	URL шляху до екстерналу HMS.

Відкрити:
Налаштування → Реєстр налаштувань → POS - Модуль → Зв'язок з PMS

Налаштування для відображення оплачених послу

Найменування	Код	Значення
Ідентифікатор готелю в БД HMS	HmsHotelId	Ідентифікатор готелю в БД HMS.
Сервер сервісу зв'язку з HMS	HmsServiceHost	URL шляху до екстерналу HMS.

Відкрити:
Налаштування → Реєстр налаштувань → POS - Модуль → Зв'язок з PMS  → ServioExternalService

Налаштування логіну та паролю для входу

Найменування	Код	Значення
Логін користувача в БД HMS	UserName	Логін користувача HMS.
Пароль користувача в БД HMS	Password	Пароль користувача HMS.

Відкрити:
Налаштування → Реєстр налаштувань → Система → Налаштування WEB  → Зовнішні сервіси → HMS

Налаштування пошуку

Найменування	Код	Значення
Пошук клієнтів з готельного сервісу (Planner)	HotelSearchType	Встановити значення 1-HMS

Обмеження пошуку персон по ролям HMS

Для пошуку клієнта HMS в нього обовязково має бути анкета, та він повинен бути заброньованим в датах пошуку.

1. Потрібно в вкладку ролі додати список доступних готелів. Для цього необхідно відкрити:
   

Панель керування -> Обмін з HMS
Встановити вивантаження по всім готелям та зробити вивантаження будь якого дня.

1. Після цих дій список готелів буде доступним

Робота у відкритому вікні в шахматці

Щоб розпочати роботу, необхідно відкрити зміну. Для цього потрібно натиснути на кнопку зміни у верхньому правому куті та вибрати відповідну зміну.

Зліва розташовані фільтри, що дозволяють переглядати інформацію за різними критеріями. Доступні фільтри для місць надання послуг, виконавців, рахунків, а також можливість пошуку по персонам або браслетах.

Зверху таблиці також розташовані фільтри для сортування за виконавцями або точками надання послуг. Користувач може обрати проміжок часу для відображення графіка: 15 хвилин, 30 хвилин або 1 година.

Синя лінія, що проходить посеред таблиці, позначає теперішній час. Штриховані червоні лінії вказують на час, коли не можна ставити записи. Це може бути налаштовано як час перерви або час роботи, визначений інтервалами.
Навівши курсор на запис, можна побачити детальну інформацію, не відкриваючи його.

Знак долара біля запису вказує на те, що послуга ще не оплачена. Відсутність знака долара свідчить про оплату послуги.

Групові заняття

Одноразові

Створюється миттево без додаткового створення курсу. Не доступний для відображення в АРІ.

- Налаштування В налаштуваннях тарифної позиції додати ознаку, що позиція є для групових записів.
Вказати кількість допустимих персон для цього заняття.

ВАЖЛИВО: Тарифна позиція з ознакою "Груповий запис" не відображується в загальному списку індивідуальних записів

Багаторазові

Завдяки сеансам є змога створити курс на тиждень, місяць, рік. Дані курси доступні в відображенні АРІ.

- Налаштування: Відкрити: Фронт офіс -> Планувальник подій 1. В подіях створити "Курс" (Функціонал створення описаний в розділі "Планувальник подій")
2. В сеансах додати сеанс на створений курс (Функціонал створення описаний в розділі "Планувальник подій")

Створення запису в Календарі

Для створення запису необхідно натиснути на відповідний час, а також вибрати виконавця або точку надання послуг. Після цього слід заповнити поля картки запису.

Обирається одержувач послуги, вказуються початок та кінець послуги, тривалість, послуга, виконавець, контрагент та коментар за необхідністю.
При натисканні правою кнопкою миші на запис, відкривається меню з наступними опціями:

• Відмінити призначення — запис видаляється з шахівниці.
• Відмітити послугу як надану — послуга позначається кольором наданої послуги.
• Перейти до оплати — відкривається вікно для здійснення оплати.
• Обрати клієнта — виділяє клієнта та додає його до пошуку, а також змінює кольорову позначку всіх його записів на шахівниці.
• Карта клієнта — відкривається повна карта клієнта.
• Друк талону — надається можливість надрукувати талон на послугу.

Робота з рахунками

Створення рахунку
Для створення нового рахунку натисніть зліва кнопку "Створити рахунок".

За допомогою кнопки плюс в правому верхньому куті можна додати необхідні послуги з прейскуранту до рахунку.

Після додавання всіх потрібних послуг натисніть "Оплата" — рахунок буде вважатися оплачений.

Для перегляду всіх рахунків натисніть кнопку "Рахунки" зліва. Відкриється вікно з усіма рахунками. Зверху можна застосувати фільтри для перегляду відкритих, закритих рахунків або переглянути всі рахунки.

Для того, щоб оплатити послугу в шахівниці, необхідно правою кнопкою миші натиснути на позицію та вибрати "Перейти до оплати".
Оберіть послуги, які потрібно сплатити, натисніть "Оплатити", підтвердіть оплату рахунку.

Робота з картою персони

Картку персони можна знайти за допомогою пошуку по імені в персонах або за браслетом. Також, натиснувши правою кнопкою миші на запис в шахівниці, можна вибрати "Карта клієнта".
Перейшовши до карти клієнта, ви побачите наступні розділи:

• Кошик — це список послуг, які були додані до рахунку, з інформацією про те, чи були вони виконані, а також про їх оплату.
• Транзакції — це історія всіх фінансових операцій, пов'язаних з клієнтом, включаючи платежі, повернення та інші фінансові рухи.
• Баланс — відображає поточний баланс клієнта, включаючи всі нарахування та виплати.
• Набори — це групи послуг, що можуть бути придбані разом, наприклад, абонемент, який включає кілька послуг або процедур.
• Документи — це всі документи, пов'язані з клієнтом, такі як рахунки, акти виконаних робіт, договори тощо.
• Зв'язані карти — це інші карти, пов'язані з поточним клієнтом, наприклад, карти для членів родини або інших осіб, які мають спільні послуги або рахунки.
  

Робота з кошиком в карті клієнта
У закладці «Кошик» зібрані всі послуги, додані для клієнта, незалежно від їхнього статусу — оплати чи надання.
У верхній частині сторінки розташовані чекбокси «Без оплати» та «Без надання», які дозволяють фільтрувати перелік процедур: за статусом оплати та за фактом надання послуг.
Також у верхньому правому куті відображається сума несплачених послуг. Залежно від обраних фільтрів, ціна може змінюватися.

У нижній частині сторінки знаходяться кнопки дій:
Оплата — дає змогу оплатити вибрані послуги. Потрібно позначити потрібні позиції та натиснути кнопку.
Надання — фіксація факту надання вибраних послуг.
Відміна надання — скасування надання окремих послуг зі списку.
Друк — при натисканні відкривається випадаючий список із варіантами:

• Друк товарного кошика — формує документ з деталями кошика.
• Згода на обробку персональних даних — створюється відповідний бланк.
• Інформаційна згода на послугу — генерується форма для підтвердження згоди на конкретну послугу.

Прив’язані браслети. До картки клієнта можна прив’язати браслет — вручну за кодом або за допомогою зчитувача. Для цього натискаємо «Прив’язати браслет» і обираємо зручний спосіб. Для відв’язування — натискаємо «Відв’язати» та підтверджуємо дію через код або зчитувач.

Для додавання нової послуги необхідно у правому верхньому куті таблиці, натиснути плюс і додати нову послугу для клієнта.
За позначкою шестерні фільтрується відображення таблиці, можна змінити параметри відображення — відфільтрувати інформацію, яка буде виводитись у таблиці за клієнтом.

Робота з документами по клієнту
У картці клієнта є закладка "Документи".
Тут відображаються всі документи, що створюються після надання послуг. Натискаючи на потрібний документ, відкривається загальна інформація, яку потрібно заповнити. Після заповнення всієї необхідної інформації, ви можете зберегти документ або надрукувати його.

За допомогою кнопки плюс у правому верхньому куті можна створити новий документ, обравши тип документа з випадаючого списку.

Створення наборів
Набори — це групи послуг, що можуть бути придбані разом, наприклад, абонемент, який включає кілька послуг або процедур.

Для того щоб створити набір, потрібно перейти до → фронт-офіс → прейскурант → потрібна тарифна позиція → закладка "Набори".

У цій закладці за допомогою кнопки "Додати" ви можете додати позиції, які будуть входити до цього набору, і зберегти їх.
Коли ви будете додавати цей набір до планера, він автоматично розкладатиметься на окремі позиції, які входять до цього набору, у самій закладці "Набори".

Споживання абонементів
Для наборів можна визначити період дії та за потреби налаштовувати додаткові властивості.

Перейти до карти персони та у вкладці “Кошик” додати набори та оплатити їх, після чого вони з’явиться у вкладці “Набори”. Для наборів зі статусом "Запланований" користувачі з правом “Управління наборами з відкладеною активацією” можуть змінювати дату активації.

У вкладці “Кошик” біля назви активованого набору та його послуг відображається термін дії.

У вкладці “Набори” вказується дата завершення активності набору.

Набори можна заморозити або деактивувати. У такому разі у вкладці “Набори” вони матимуть відповідний статус. Заморожені набори можна розморозити. Після розмороження вони знову стануть активними, якщо термін їх дії ще не закінчився.

Якщо увімкнено налаштування “Заносити позиції набору, якщо він не оплачений” (Система → Реєстр налаштувань → POS-Модуль → Дисконтна система → OpenUnpaidSet), то під час додавання до кошика набору без відкладеної активації відобразиться повідомлення з пропозицією розкрити набір і створити рахунок. Після підтвердження цієї дії, якщо для набору встановлено активацію з моменту продажу, його буде активовано одразу.

Налаштування заміни тарифних позицій

У планері передбачено функціонал для автоматичної або ручної заміни тарифних позицій у кошику згідно з визначеними правилами.
Щоб активувати цю можливість, спочатку необхідно у налаштуваннях обрати правило, за яким буде відбуватись заміна.

Доступні варіанти включають, наприклад, заміну за характеристикою.
Після активації цієї функції, у корзині (кошик замовлень) з’являється опція заміни — доступна через правий клік миші по позиції.

У випадку, якщо було обрано заміна за характеристикою, спочатку потрібно:створити відповідні характеристики у довіднику та додати ці характеристики до відповідних тарифних позицій.

Важливо: дане налаштування стосується лише облікової ціни.
Після цього, при спробі заміни тарифної позиції у меню відображатимуться лише ті позиції, які мають відповідну характеристику.
Додатково можна вказати умову для заміни — наприклад, дозволити заміну лише якщо поточна облікова ціна більша або дорівнює, або лише дорівнює ціні заміни.

Також передбачене окреме налаштування, яке дозволяє або забороняє заміну на позиції з нульовою обліковою ціною.

Робота з "Якорем" та "Псевдонімом"

Налаштуваня "Якоря" та "Псевдоніма" знаходяться в тарифній позиції

Якір - це групування виступає в ролі папки яка буде містити в собі список псевдонімів.
Псевдонім - це список дочірніх елементів "Якоря" тобто список певної групи.
ВАЖЛИВО: На одну групу псевдонімів має бути лише один якір.

В меню відображуються лише позиції о ознакою "Якір", по натисненню на який буде доступний повний список псевдонімів що належать певному якорю.

Налаштування

У даному розділі здійснюється налаштування системи — додання та редагування підприємств, кас та банківських рахунків пов'язаних з цими підприємствами, додання та редагування робочих терміналів тощо.

Система

У даному розділі здійснюється налаштування станції та терміналів

Налаштування станції

Для створення нової станції потрібно натиснути на "Додати" у правому верхньому куті:

Вказати мережеве ім'я та назву станції:

Адміністрування

Вкладка "Адміністрування" знаходиться внизу списку меню

Налаштування змін гостей на кількість проданих квитків

У системах, що підтримують облік проданих квитків, є можливість налаштувати відображення дайджесту у залежності від кількості проданих дитячих та дорослих квитків

Покрокова інструкція

Перейдіть до розділу «Налаштування» та оберіть пункт «Реєстр налаштувань». Далі, у меню «Система» → «Налаштування WEB» → «Інтерфейс»
У цьому розділі оберіть опцію «Зміна гостей на кількість проданих квитків у дашборді»

Змініть необхідне значення відповідно до вашої потреби

Якщо встановлено позначку «Так» для цієї опції:

• Блок «Гості» буде замінено на «Білет дитячий» — у цьому блоці відображатимуться дані по проданих дитячих квитках
• Блок «Гості в залі» буде замінено на «Білет дорослий» — цей блок відображатиме дані по проданих дорослих квитках

Ці налаштування дозволяють точніше відображати статистику за проданими квитками для різних категорій відвідувачів, що є важливим для ведення обліку та планування

Налаштування групи характеристик страв

Для налаштування характеристик страв у системі необхідно створити нову групу характеристик і додати до неї окремі характеристики
Перейдіть до розділу «Довідники» → «Характеристики страв»
Для додавання нової групи характеристик натисніть кнопку «Додати» у правому верхньому куті
У вікні створення потрібно вказати лише назву - «Вхідні білети»
Після створення групи, у цій групі додайте характеристики страв, натиснувши кнопку «Додати» у правому верхньому куті
Створіть дві окремі характеристики з назвами: «Дорослий» та «Дитячий»

Ці налаштування дозволяють розподіляти страви за характеристиками, зокрема для категорій відвідувачів, що мають різні типи квитків (дорослий і дитячий). Це важливо для коректного обліку та подальшої обробки даних.

Оновлення СП

- Оновлення (встановлення Сервісного Пакету) відбувається автоматично автооновленням, або в ручну спеціалістом технічної підтримки.
- Порядок дій при оновленні СП:
1. Перейти на вебдав та скачати атуальну версію СП (важливо скачати саме останню версію, а не використовувати ту що була скачана декілька днів тому)
2. Переконатись, що скачана версія старше за встановлену.
3. Запустити конфігуратор від імені адміністратора.
4. Почати свтановлення СП.

Часті запитання

Як сформувати продажі по зміні ?

Переходимо у Бек-офіс → Список змін. Щоб сформувати зміну, натискаємо кнопку «Сформувати» та генеруємо продажі по зміні. Після того як зміна буде сформована, продажі по ній перейдуть до розділу «Реалізація та виробництво».
Для того, щоб розпровести зміну, обираємо в фільтрі «Несформовані», далі натискаємо на потрібну зміну та вибираємо «Розпровести зміну».

Де налаштовуються правила для проведення змін? Що вони означають?

Правила для проведення змін налаштовуються в системі, в розділі, де визначаються параметри для формування та проведення документів. Вони дозволяють автоматично обирати необхідні документи, підприємства та відповідні реквізити для обліку.
Після натискання кнопки «Сформувати» з’являється вікно, в якому ви можете вибрати документи та підприємства з випадаючого списку. Для цього необхідно вказати підприємство, тип документа по складу та статтю витрат. Також можна вибрати документи для обліку грошових коштів, вказавши підприємство, касу та статтю руху грошових коштів. Ці налаштування дозволяють автоматизувати процес створення документів і забезпечують правильність їх проведення відповідно до визначених правил.

Де побачити взаєморозрахунки з постачальником?

Взаєморозрахунки з постачальником можна побачити в розділі «Гроші» або в закладці «Документи» в прибутковій накладній. В цих розділах відображається інформація про всі фінансові операції, пов'язані з постачальником, включаючи надходження та оплату товарів або послуг.

Якщо у певному документі по якомусь продукту було списано дві чи три партії з різними цінами, то яка буде ціна собівартості цього продукту?

Якщо у певному документі по якомусь продукту було списано кілька партій з різними цінами, то для розрахунку собівартості цього продукту використовується метод FIFO (First In, First Out) — «перший прийшов, перший пішов». Це означає, що при списанні товару з складу спочатку буде використана перша партія товару, яка надійшла на склад, потім — наступна і так далі.

Приклад:

Перша партія	Друга партія
Кількість: 5 одиниць. Ціна: 40 грн	Кількість: 10 одиниць. Ціна: 45 грн

Якщо списуємо 12 одиниць:
Перші 5 одиниць списуємо за ціною 40 грн (першу партію): 5*40 = 200 грн.
Наступні 7 одиниць списуємо за ціною 45 грн (другу партію): 7*45 = 315 грн.
Загальна собівартість: 200 грн + 315 грн = 515 грн.
Собівартість однієї одиниці = 515 грн / 12 одиниць = 42,92 грн.

Як рахується собівартість в калькуляції?

Собівартість у калькуляції розраховується за методом LIFO (Last In, First Out), тобто останні партії товару, які надійшли, першими й списуються. Це означає, що при додаванні нових прибуткових накладних ціна собівартості в калькуляцїї змінюється по останньому приходу, це дозволяє завжди бачити в калькуляції актуальну собівартість, згідно останніх закупівельних цін.
Приклад:

• Кожна прибуткова накладна з товаром, що надходить на склад, додає нову партію з певною ціною.
  
• При розрахунку собівартості використовуються ціни останніх партій, що надійшли на склад.
  
• Коли нові прибуткові накладні додаються, собівартість товару буде змінюватися в залежності від ціни нової партії.
  

Що робить документ інвентаризація із надлишками та з недостачами?

Документ інвентаризації фіксує різницю між фактичною наявністю товарів на складі та їх обліковою кількістю. Після створення документу інвентаризація, заповнюється стовпчик “фактичний залишок”, потім по фактичному залишку коригується к-сть товару на складі.
При надлишках документ відображає надлишкову кількість товару, що була виявлена під час інвентаризації, і коригує облік, збільшуючи кількість товару на складі.
При недостачах документ фіксує недостачу товару, виявлену під час інвентаризації, і коригує облік, зменшуючи кількість товару на складі.

Який отримуємо результат після проведення документу Обробка?

Після проведення документа Обробка ми отримуємо результат у вигляді підготовлених товарів до продажу, які пройшли необхідні етапи обробки відповідно до їх виду.
Наприклад:

• Для м'яса — поділ туш на частини (стейки, котлети тощо), видалення органів та підготовка продукту для подальшої реалізації або переробки.
  
• Для риби — розділка туші, видалення голови, плавників та інших частин, підготовка риби до продажу.
  

Після обробки ці товари отримують відповідний статус і можуть бути спрямовані на продаж або подальшу обробку в залежності від виду товару.

Розпроведення документів для перепроведення прибуткової

У функціоналі бек-офісу наразі не передбачено можливості редагування прибуткової накладної, якщо списання по ній вже були проведені. Цей функціонал планується реалізувати в майбутніх оновленнях програми.
Для внесення змін до прибуткової (наприклад, зміна ціни, ваги чи суми), необхідно спочатку розпровести всі пов’язані з нею документи. До таких документів належать: зміни/реалізації/списання/обробка/переміщення.
Розпроведення кількох документів можливе одним кліком — для цього потрібно обрати відповідні документи у списку та натиснути кнопку «Розпровести».

Важливо: розпроводити самі прибуткові документи на цьому етапі не потрібно — лише пов’язані з ними документи, які задіяні в списанні за відповідний період.
Після розпроведення всіх пов’язаних документів з’явиться можливість відмінити проведення самої прибуткової. Для цього оберіть «Відмінити проведення», внесіть необхідні зміни, а потім повторно проведіть документ.

Після цього потрібно провести всі раніше розпроведені документи назад. Це також можна зробити швидко — оберіть потрібні документи зі списку та натисніть «Провести».

Калькуляція для напівфабрикатів (НФ) і використання її в стравах з іншою одиницею виміру.

Калькуляція для напівфабрикатів (НФ) створюється за тим самим принципом, що й для звичайної продукції. Рекомендується в назві напівфабрикату вказувати "НФ" для зручності орієнтації.
У картці продукції для НФ вказується одиниця виміру в кілограмах (кг), а калькуляцію створюємо так само, як для звичайної продукції.
Щоб додати цей НФ до калькуляції іншої продукції з іншою одиницею виміру, вибираєте потрібний НФ та додаєте його, вказуючи відповідну одиницю виміру. Це дозволить вам правильно врахувати напівфабрикат у складі іншої продукції.

Як коректно заводити прибуткову накладну і калькуляцію для приходу вина в пляшках по 750 мл?

Існує кілька варіантів вирішення цієї проблеми. Ось декілька рекомендацій для клієнтів:
Варіант 1: Створення окремої одиниці вимірювання

• Створіть для цього товару окрему одиницю вимірювання, наприклад, «Вино 750». Встановіть вагу одиниці вимірювання 750 мл.
  
• В прибуткових накладних вносьте товар з новою одиницею вимірювання, використовуючи штуки.
  
• При додаванні товару в калькуляцію змінюєте одиницю вимірювання на літри і вказуйте кількість мілілітрів відповідно до вашої технологічної карти.
  

Варіант 2: Множення кількості пляшок на мілілітри

• Множте кількість пляшок вина на 750 мл та вносьте отриману кількість у документи з одиницею вимірювання літри.
  

Варіант 3: Створення товару з назвою «Вино 750 мл»

• Створіть товар з назвою «Вино 750 мл» та створіть нову одиницю вимірювання «штуки Вино». Встановіть вагу одиниці вимірювання 750.
  
• Створіть продукцію, наприклад, «Вино на розлив 200 мл», і в калькуляції цієї продукції вкажіть товар «Вино 750 мл», зазначивши вагу брутто та нетто.
  
• Надалі при необхідності додавати цей товар у калькуляцію, вибирайте саме продукцію, яку ви створили, з відповідною одиницею вимірювання.
  

Як правильно завести алкоголь для продажу в пляшках?

Для коректного обліку та продажу алкогольної продукції в пляшках необхідно:

• Створити товар в номенклатурі. Додайте нову позицію з типом "Товар".
• Додавання до прейскуранта. Після створення товару в номенклатурі перенесіть його до прейскуранта.
• Особливості обліку при нестандартному об’ємі. У випадку, якщо закупівля або продаж здійснюється в об’ємі, відмінному від 1000 мл - 1 л (наприклад, 750 мл), відповідні налаштування можна переглянути у розділі “Часті запитання” - “Як коректно заводити прибуткову накладну і калькуляцію для приходу вина в пляшках по 750 мл”.

Як коректно заводити алкоголь для продажу в мілілітрах?

У разі, якщо алкоголь реалізується на розлив у мілілітрах, існує два основні підходи до налаштування продажу:

1. Продаж через калькуляційну карту
Цей варіант рекомендується, якщо потрібно контролювати списання алкоголю з пляшки більш точно та автоматизовано.

• Створюється товарна позиція — пляшка алкоголю з одиницею виміру, наприклад, літри.
• Окремо створюється продукція (наприклад, "ром на розлив").
• У калькуляції цієї продукції додається створений товар (пляшка).
• Вносяться значення брутто, нетто та вага виходу в мілілітрах (наприклад, 100 мл).

Після збереження така продукція буде продаватись з коректним списанням відповідного об’єму з товарної позиції.

2. Продаж через зміну ваги в прейскурант:

• Створюється товарна позиція алкоголю з одиницею виміру літри.
• Позиція переноситься до прейскуранта.
• У налаштуваннях прейскуранта для цієї позиції змінюється значення “вага одиниці виміру”, наприклад, на 100 (тобто 100 мл).

Після цього, при додаванні позиції в рахунок, система автоматично буде списувати відповідний об’єм алкоголю — 100 мл із загального запасу в літрах.

Як коректно заводити алкоголь для продажу в складі коктейлів?

Для правильного обліку та списання алкоголю, що використовується у приготуванні коктейлів, слід дотримуватися наступної послідовності:

• Створення товару з початковим алкоголем. У номенклатурі необхідно створити окрему позицію з типом "Товар", яка буде відповідати пляшці алкогольного напою (наприклад, ром, джин тощо).
• Важливо вказати коректну одиницю виміру — зазвичай це літри.
• Використання алкоголю в калькуляції коктейлю. Далі створюється продукція — коктейль, до калькуляції якого додається раніше створений товар з алкоголем.
• У калькуляції потрібно обов’язково вказати:
  

Брутто — вага/об’єм алкоголю до обробки;
Нетто — фактична вага/об’єм, що використовується у порції;
При реалізації коктейлю система автоматично списуватиме відповідний об’єм алкоголю з основного товару, згідно з калькуляцією. Це забезпечує точний облік залишків та дозволяє уникнути необлікованих витрат.

Як вести облік, якщо прихід яєць в шт а в калькуляції в грамах?

Для правильного обліку яєць, якщо прихід здійснюється в штуках, а в калькуляції вказується вага в грамах, найоптимальніший варіант — це прибутковувати яйця в штуках і використовувати штуки у калькуляції для правильного обліку. В калькуляції ви все одно вказуєте вагу одного яйця, а не 1,5, тому доцільніше працювати зі штуками всюди.

Інші варіанти рішення:
Варіант 1:Створити нову одиницю виміру «яйця в штуках»:

• Перейдіть до налаштувань одиниць виміру у вашій обліковій системі та створіть нову одиницю виміру «яйця в штуках». У полі для ваги одиниці вимірювання вкажіть значення 50 г (приблизна вага одного яйця).
  
• В прибуткових накладних вибирайте одиницю виміру «яйця в штуках» та вказуєте кількість яєць в штуках відповідно до кількості, яку отримали.
  
• У калькуляції ви можете змінити одиницю виміру на «грами».
  

Варіант 2:Прибуткувати яйця в кг, а в калькуляції вказувати вагу в грамах.

Варіант 3: Створити товар та продукцію «яйце» та внести в калькуляцію вагу брутто/нетто:

• Створіть товар під назвою «яйце», вказавши одиницю виміру (шт).
  
• Створіть нову продукцію «яйце». Внесіть у калькуляцію продукції вагу брутто та нетто для товару “яйце”.
  
• При створенні або оновленні іншої продукції (наприклад, страви чи продукту), додайте в калькуляцію продукцію «яйце» з вже внесеними даними щодо ваги брутто та нетто. Враховуйте вагу одного яйця при додаванні цього товару до складу іншої продукції.
  

Якщо потрібно вести облік окремо жовтків і окремо білків?

Вирішення:

• Створіть товар з назвою "Яйце" та одиницю вимірювання "яйця шт". Встановіть вагу одиниці вимірювання: середню вагу одного яйця (наприклад, 50 г).
• Вносите в накладну кількість яєць (штук), що надійшли.
• Створіть продукцію: "Білок" та "Жовток". У калькуляції для кожного внесіть створений товар “Яйце” та вкажіть приблизне значення брутто та нетто.
• Коли створюєте калькуляцію для готової продукції, вказуєте "Білок" або "Жовток" в залежності від потреби.

Приклад, за якого виникають дробові числа при використанні цілих значень.

Розглянемо на прикладі напівфабрикатів:
Млинці Н/Ф мають вагу виходу 2 000 грамів, в них входить 6 яєць.

Продукція млинці з сиром в калькуляції мають лише 0,100 грам “Млинці Н/Ф”.

Відповідно до калькуляції, з 2 кг млинців Н/Ф використовується лише 0,100 грама.
Отже, розраховуємо за формулою:
Загальна вага Н/Ф / використана вага Н/Ф в продукті = 2000/100 = 20.
Кількість продукту (яйця) / Вага яка буде використана(попередня формула) = 6/20= 0,3.
Отже, для приготування одного млинця використовуються 0,3 яйця.